Zarządzanie czasem

Czas upływa nawet wtedy, gdy tego nie chcemy. Jest jednym z najbardziej ograniczonych zasobów. Nie można go magazynować ani dokupić. Każdy człowiek ma go w ciągu doby dokładnie tyle samo. Być może brzmi to trywialnie, ale jak się okazuje, mało kto o tym pamięta. Bo to właśnie na rzeczy najbardziej oczywiste zwracamy najmniejszą uwagę.

Ostatnimi laty o zarządzaniu czasem mówi się bardzo wiele. Większość firm szkoleniowych w swoich programach ma do zaoferowania treningi z zakresu zarządzania czasem (mniej lub bardziej efektywne, ale to już inna sprawa). Cieszą się one bardzo dużym zainteresowaniem. Temat stał się bardzo modny.

Czy nie można wydłużyć doby?

Wzrastające tempo życia oraz wymagania, jakie stawia przed każdym z nas współczesny rynek pracy sprawiają, że mimo iż doba ma niezmiennie 24 godziny, to jednak jest ona realnie coraz krótsza. Ta sytuacja sprawia, że coraz mniej sypiamy, co prowadzi do różnego rodzaju napięć (na gruncie zawodowym oraz prywatnym) oraz nadmiernego stresu, który ma swoje negatywne skutki. Jakie? Myślę, że każdy z nas zna odpowiedź na to pytanie.
W życiu mamy do czynienia z trzema rodzajami zdarzeń: tymi, na które mamy bezpośredni wpływ, takimi, na które mamy wpływ pośredni oraz takimi, na które nie mamy żadnego wpływu. Dlatego to właśnie od tej pierwszej kategorii zdarzeń zależy sposób, w jaki wykorzystamy nasz czas. Problem dotyka szczególnie wszystkich, którzy zajmują stanowiska menedżerskie lub po prostu kierują jakąś grupą osób. Często zauważają, że to nie oni dysponują własnym czasem, ale wszyscy wokół dysponują ich czasem. Nie ma w tym nic odkrywczego i na dodatek trzeba się z tym pogodzić oraz nauczyć żyć. Można oczywiście w tej sytuacji wydelegować co tylko się da, ale niestety stosunkowo niewielu to potrafi.
Ponieważ – co już ustaliliśmy – nie sposób wydłużyć doby, to jednak można spowodować, aby mieć więcej czasu. Wystarczy, jak się okazuje, pamiętać tylko o kilku zasadach (i oczywiście się do nich stosować).
Pierwsza z nich to tzw. zasada Pareto, identyfikowana także jako reguła 20/80. Oznacza ona (akurat w tym przypadku, ponieważ ma zastosowania także w innych kwestiach), że 20% czasu przynosi nam 80% efektów, natomiast 80% czasu przynosi ich tylko 20%. Wynika z tego, że największy efekt zapewnia nam realizacja najważniejszych zadań. Nie oznacza to bynajmniej, że pozostałe 80% zadań możemy zignorować. Chodzi jednak o to, aby podejmować decyzje, na czym należy najbardziej skupić uwagę i czemu poświęcić najwięcej energii.
Druga zasada nosi nazwę reguły 40/60. Ta proporcja nie ma jednak nic wspólnego ze wspomnianą powyżej zasadą Pareto. Tym razem chodzi o to, aby zaplanować tylko 40% swojego dnia. Resztę czasu powinniśmy przeznaczyć na działania spontaniczne oraz na wszystkie nieprzewidziane zdarzenia na które w ogóle nie mamy wpływu lub też jest on stosunkowo niewielki. Wielu ludzi popełnia fatalny w skutkach błąd. Ich kalendarze przypominają harmonogramy; zagospodarowana jest każda minuta dnia. Ci, oraz tacy, którzy w ogóle nie planują, to dwie największe grupy frustratów.
Kolejna zasada to wykorzystywanie dostępnych narzędzi wspomagających zarządzanie czasem. Zawsze powinny być one dostosowane do indywidualnych preferencji. Wielu osobom wystarcza zwykły kalendarz-terminarz (koniecznie jeden dzień na jednej stronie. W przypadku menedżerów oraz osób pracujących nad różnego rodzaju projektami, a także w firmach doradczych lepszym rozwiązaniem mogą okazać się rozpowszechnione coraz bardziej tzw. organizery. Bardziej zaawansowaną formą będą ich elektroniczne odpowiedniki lub programy komputerowe. Najmniej wymagającym wystarcza zwykła kartka papieru. Pamiętać jednak należy, że narzędzie zawsze musi być dopasowane nie tylko do osoby, ale również do rodzaju wykonywanej pracy tak, aby jak najłatwiej można było z niego korzystać (i oszczędzać w ten sposób czas).

Podstawa: priorytet

Następną zasadą jest planowanie. Specjaliści twierdzą, że już osiem minut dziennie wystarcza, aby bardzo dobrze przygotować się na dzień następny. Ten czas jest w zupełności wystarczający, aby przeanalizować dzień który minął (planujemy zawsze wieczorem; rano z reguły zbyt się śpieszymy, aby zrobić to dobrze) oraz przygotować plan na jutro. Spisanie wszystkich zadań do wykonania, to jedna z podstaw efektywnego zarządzania czasem. Kiedy sobie coś zapiszemy, to istnieje większe prawdopodobieństwo, że zadanie to zostanie wykonane.
Przygotowanie planu działania to klucz do kolejnej zasady, jaką jest priorytetyzacja. Ustalanie priorytetów to w zarządzaniu czasem bardzo istotna rzecz. Każdy, kto chce lepiej wykorzystywać swój czas musi nauczyć się ustalać priorytety. I tak, postępując zgodnie z tą zasadą, należy nauczyć się oceniać wagę zadań. Zwrócić przy tym należy również uwagę na ich ciężar gatunkowy. Oznacza to, że najpierw powinno się wykonywać zadania najtrudniejsze i stopniowo przechodzić do coraz łatwiejszych. Wynika to z naszej fizjologii. im dłużej jakaś czynność jest wykonywana, tym bardziej jesteśmy zmęczeni i spada nasza efektywność.
Każdego dnia wykonujemy także szereg czynności żmudnych aczkolwiek niezbędnych. Należy je zawsze uwzględnić w planie dnia i wyznaczyć na ich wykonanie określone ramy czasowe. To jedne z niewielu rzeczy, jakie jesteśmy w stanie przewidzieć. Tym bardziej aby je sprawnie wykonać, czas przeznaczony na ich wykonanie powinien być niczym nie zmącony. To tzw. „cicha godzina”.

Sowy i skowronki

I wreszcie zasada ostatnia, która jest związana z naszym osobistym rytmem dnia. Z praktyki wiadomo, że do czynienia mamy z dwiema kategoriami ludzi. Pierwsza z nich to „skowronki”. Skowronki charakteryzują się tym, że rozpoczynają dzień wcześnie a wykonywana przez nich praca jest najefektywniejsza w godzinach przedpołudniowych. Druga kategoria ludzi to „sowy”. Ci z kolei nie są w stanie dobrze funkcjonować rano. Najlepiej pracuje im się po południu, a nawet w nocy. W związku z powyższym nasz plan dnia powinniśmy zawsze maksymalnie dostosować do tego, jaki typ reprezentujemy. Jeśli nie jest to możliwe, to może warto zastanowić się nad zmianą pracy. Po co się męczyć? Każdy z nas doskonale wie, do jakiej grupy się zalicza. Zgodnie z tym też powinien budować swój plan dnia.
Niektórzy ze specjalistów zajmujących się badaniami nad wykorzystaniem czasu twierdzą, że jego planowanie powinno być uzależnione od tzw. biorytmów. Teoria biorytmów nie ma nic wspólnego z astrologią czy horoskopami. Wg prof. Lothara J. Seiwerta uważanego za czołowego eksperta w dziedzinie zarządzania czasem „fizyczna, duchowa i umysłowa sprawność każdego człowieka podlega rytmicznym wahaniom, które pozwalają się obliczyć” (Lothar J. Seiwert, Zarządzanie czasem, Placet, Warszawa 1998). Do wykonywania tych obliczeń napisano ostatnimi czasy wiele programów komputerowych pozwalających na szybkie sprawdzenie w jakim „stanie” się znajdujemy. Nie oznacza to bynajmniej, że należy kierować swoim życiem wyłącznie według przebiegu krzywej biorytmów lub obawiać się „dni krytycznych”. To tylko jeszcze jedno z narzędzi pomagających nam w lepszym wykorzystaniu czasu, którego wskazania na dodatek nie zawsze są zgodne z rzeczywistością. Musimy jednak pamiętać, że na dłuższą metę nie jesteśmy w stanie żyć niezgodnie z biegiem wskazówek naszego wewnętrznego zegara.
Nie zapominajmy też, że człowiek to także biologia, która do normalnego funkcjonowania potrzebuje również relaksu. To najważniejsza z zasad, którą powinno się umieszczać na początku. Takie podejście przyniesie nam same tylko korzyści i pozwoli na zanegowanie twierdzenia, że czasu nie można oszczędzać.

Zbigniew Brzeziński , COMARTIN