1. Projekt - istota, definicja, cechy wyróżniające
Projekt – przedsięwzięcie niepowtarzalne, złożone, wielopodmiotowe, zawarte w określonym czasie, realizowane z wykorzystaniem skończonej liczby zasobów, przeprowadzone zgodnie z planem, który ze względu na skomplikowanie bywa sporządzany przy pomocy specjalnych metod. Jest to przedsięwzięcie związane z wysokim ryzykiem technicznym, organizacyjnym i ekonomicznym. Działanie podejmowane w celu stworzenia niepowtarzalnego wyrobu lub usługi.
Cechy projektów:
- jednoznaczne określenie celu, zadań i odpowiedzialności
- niepowtarzalność- charakter niepowtarzalny zarówno w zakresie koncepcji, jak i realizacji i jest odpowiedzią na jakąś jednostkową potrzebę, jednorazowa działalność
- złożoność- większe działania, kompleksowe, wieloprzedmiotowe tzn. takie, w których planowaniu, kierowaniu i realizacji bierze najczęściej udział wiele działów danego przedsiębiorstwa
- ograniczenie czasowe, jasno określone początek i koniec
- działalność, której koszty dają się wyliczyć i oszacować
- autonomia bądź częściowa niezależność od innych działań realizowanych w przedsiębiorstwie
- ograniczenie finansowe i zasobowe
- długotrwałość
- intensywne współdziałanie
- wielostronne zależności
- wysokie ryzyko
- duże potencjalne korzyści
Istotą projektów jest ich określoność dotycząca podstawowych parametrów:
- spełnienie wymagań (dot. jakości wyniku)
- koszty realizacji
- czas realizacji
2. Rodzaje projektów
Pierwsza cecha różnicująca:
· Pochodzenie
- projekty wewnętrzne- realizowane na zlecenie kierownictwa przedsiębiorstwa, wynikające z potrzeb własnych, finansowane ze środków własnych. Wykorzystywane są do usprawnienia działalności przedsiębiorstwa. (np. wprowadzane nowego produktu na rynek)
- projekty zewnętrzne- realizowane na zlecenie klientów zewnętrznych, dla zaspokojenia ich potrzeb, finansowane przez nich. (np. organizacja imprezy sportowej)
· Znaczenie
- projekty strategiczne (trwają 2 do 5 lat, o dużym zakresie i złożoności, wpływają na całą organizację i jej otoczenie)- np. kompleksowa restrukturyzacja
- projekty taktyczne (trwają rok, dwa, o średnim zakresie i złożoności, wpływają na większość jednostek składowych organizacji) – np. reorganizacja, zmiana lokalizacji
-projekty operacyjne (trwają do roku, o małym zakresie i złożoności, mają ograniczony wpływ na niektóre jednostki składowe organizacji) – np. zmiana źródeł zaopatrzenia
· Innowacyjność
- wysoki stopień innowacyjności - np. projekty badawczo- naukowe (podejmowane dla zaspokojenia nowych potrzeb, zmierzające do utworzenie nieznanych dotąd obiektów, wymagające zastosowania nowej wiedzy, oparte na nowych technologiach)
- niski stopień innowacyjności - np. projekty wnoszenia standardowych budowli (podejmowane dla zaspokojenia znanych potrzeb, zmierzające do utworzenia znanych i sprawdzonych obiektów, korzystające z istniejącej wiedzy i doświadczeń, oparte na znanych technologiach)
· Rozmiar (mierzony zakresem czynności składowych, czasem realizacji, pracochłonnością, liczbą zaangażowanych wykonawców i kosztami realizacji)
- bardzo małe
- małe
- średnie
- duże
- bardzo duże
3. Cykl życia projektu
Jest to uogólnione przedstawienie przebiegu projektu opierające się na założeniu, że różne projekty mogą być realizowane wg powtarzalnego schematu (cyklu) obejmującego podobne fazy i etapy.
Daje to możliwość sformułowania ogólnych zasad, wytycznych i zastosowania uniwersalnych metod planowania i realizacji projektów
Cykl życie projektu składa się z następujących faz:
- definiowanie projektu – charakter koncepcyjny; etapy: inicjowanie, definiowanie projektu; niskie nakłady i koszty; uczestnicy: inicjator, użytkownicy, kierownictwo organizacji, specjaliści, eksperci
- faza przygotowania - planowanie i organizowanie wykonawstwa projektu, etapy: organizowanie zespołu projektowego, planowanie struktury projektu, planowanie terminów projektu, planowanie zasobów projektu, organizowanie wykonawstwa projektu; średnie koszty i nakłady; uczestnicy: zespół projektowy, kierownictwo organizacji, pracownicy jednostek wykonawczych
- faza wykonawstwa – działalność, projektowa, wykonawcza, kontrolna i koordynacyjna; etapy: projektowanie rezultatu projektu, wykonawstwo, sterowanie wykonawstwem; wysokie koszty i nakłady; uczestnicy: jednostki wykonawcze, zespół projektowy, kierownictwo organizacji
- faza zamknięcia - zakończenie projektu, działalność wdrożeniowa i sprawozdawcza; średnie kosztu i nakłady; uczestnicy: jednostki wykonawcze, zespół projektowy, kierownictwo organizacji, użytkownicy, zleceniodawca
4. Istota i treść zarządzania projektami
Zarządzanie projektami jest to dziedzina zarządzania zajmująca się zastosowaniem dostępnej wiedzy, umiejętności, narządzi i metod dla osiągnięcia założonych celów przygotowania o realizacji projektów, tzn.:
- osiągnięcia założonych rezultatów projektów
- realizacji projektu w wyznaczonym okresie czasu
- utrzymania kosztów projektu w wyznaczonym limicie
poprzez harmonizację współdziałania uczestników projektu.
Zarządzanie projektami jest to:
- dziedzina zarządzania
- oparta na podejściu procesowym
- polegająca na harmonizowaniu procesów realizacji projektów: procesów składowych projektu i procesów jego obsługi
- przy pomocy procesów zarządzania projektem, tzn. wyznaczania celów, planowania, organizowania i sterowania
- dla osiągnięcia założonych celów, tzn. jakości zamierzonego rezultatu, terminu i kosztów
5. Procesy zarządzania projektami
6. Dojrzałość projektowa i jej znaczenie dla zarządzania projektami
Dojrzałość projektowa jest to stan rozwoju organizacji w zakresie stosowania profesjonalnych metod zarządzania projektami.
Organizacja niedojrzała: spontaniczne działanie, improwizowane procesy, brak jasnego podziału zadań i odpowiedzialności, przekroczenia budżetów, opóźnienia, zastrzeżenia co do jakości
Organizacja dojrzała: planowane działania, zdefiniowane procesy, jasny podział zadań i odpowiedzialności, dyscyplina budżetowa, terminowość, wymagana jakość
Modele dojrzałości projektowej są to modele badania organizacji pod względem jej dojrzałości projektowej obejmujące:
- rejestrację stanu obecnego
- krytyczną analizę i ocenę
- określenie przedsięwzięć wspomagających
7. Etapy zarządzania projektami.
Zarządzanie projektami składa się z dwóch faz: działalności przygotowawczej (poprzedzającej wykonawstwo projektu) oraz działalności kontrolno koordynacyjnej (towarzyszącej jej).
W fazie przygotowawczej zarządzania projektami realizowane są następujące etapy:
- inicjowanie projektu (analiza potrzeb, formułowanie inicjatyw projektów, zgłaszanie inicjatyw kierownictwu, analiza, przyjęcie lub odrzucenie inicjatywy)
- definiowanie projektu (sprecyzowanie projektu, analiza i ocena ryzyka, ocena nakładów i korzyści, decyzja o realizacji)
- wyznaczanie celów projektu
-organizowanie zespołu projektowego (powołanie kierownictwa i innych organów kierowniczych, organizowanie pracy zespołu, pozyskanie pracowników zespołu, opracowanie planu pracy, zatwierdzenie organizacji i plany pracy zespołu)
- planowanie struktury projektu (sprecyzowanie celów, zebranie dodatkowych informacji dotyczących projektu, określenie struktury hierarchicznej i kooperacyjnej projektu, zatwierdzenie struktury przez kierownictwo)
- planowanie terminów projektu
- planowanie zasobów projektu (określenie zapotrzebowania na zasoby, planowanie kosztów i finansowania, budżetowanie projektu)
- organizowanie wykonawstwa projektu (pozyskanie środków finansowych, planowanie podziału zadań, poszukiwanie dostawców i podwykonawców, kontrolowanie dostaw i usług, pracowanie systemów zapewnienia jakości projektu, zatwierdzenie przez kierownictwo wykonawstwa projektu)
- sterowanie wykonawstwem projektu
Działanie te są kontrolowane i koordynowane, a więc ta faza zarządzania projektami obejmuje dodatkowe etapy:
- kontrolowania przygotowania wykonawstwa projektu (terminów, kosztów, dostaw podwykonawstwa)
- koordynowania przygotowania wykonawstwa projektu
W fazie kontrolno- koordynacyjnej zarządzania projektami realizowane są następujące etapy:
- kontrola wykonawstwa projektu
- koordynacja wykonawstwa projektu
- zamknięcie projektu (odbiór projektu przez zamawiającego, rozliczenie projektu, opracowanie raportu z realizacji zadania, rozwiązanie zespołu projektowego)
Poszczególne działania są ze sobą powiązane, tworząc skomplikowaną strukturę realizacji projektów.
8. Inicjowanie i definiowanie projektu.
Inicjowanie projektu obejmuje następujące czynności:
- analizę potrzeb- ze względu na złożoność, kosztowność i długotrwałość projektów, a także związane z nimi ryzyko inicjatywy projektów muszą wynikać ze szczegółowych analiz potrzeb przedsiębiorstwa, np. analizy rynkowe, ekonomiczne, społeczne. Opracowania te zawierają zazwyczaj zestaw rekomendowanych działań usprawniających, mniej lub bardziej złożonych, krótko, średnio i długookresowych. Część z tych działań ma charakter projektów. Pojawienie się takich rekomendacji może być traktowane jako inicjatywa projektów.
- formułowanie inicjatyw projektu- aby inicjatywa projektu stała się przedmiotem dalszych rozważań musi być odpowiednio sformułowana. Odpowiednio oznacza „krótko i węzłowato”. Sformułowanie inicjatywy powinno się koncentrować na uzasadnieniu konieczności podjęcia projektu tzn. wykazaniu korzyści z jego realizacji i negatywnych konsekwencji jego zaniechania. Celowe jest również dokładne oszacowanie przewidywanych nakładów (kosztów, pracochłonności i czasu) na tyle, na ile jest to możliwe w tym stadium.
- zgłaszanie inicjatywy projektów kierownictwu- polega na przedstawieniu ich kierownictwu lub innej wytypowanej w tym celu komórce organizacyjnej.
- analizowanie i ocenianie inicjatyw projektów- z punktu widzenia niezbędności realizacji projektu oraz możliwości jego realizacji (finansowych, ludzkich, organizacyjnych, technicznych
- przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego opracowania bądź jej odrzucenie- Na podstawie analiz i ocen inicjatyw projektów kierownictwo podejmuje decyzję o przekazaniu ich do dalszego opracowania. Przyjęcie inicjatywy nie rozstrzyga jeszcze o jego realizacji.
Definiowanie projektu jest realizowane przez służby oraz komórki przedsiębiorstwa kompetentne do jego analizy i oceny. W przypadku dużych, złożonych projektów może być powołany specjalny zespół analityczno- oceniający. Etap definiowania projektów obejmuje następujące czynności:
- sprecyzowanie projektu- sporządzenie takiego jego opisu, który byłby wystarczający do przeprowadzenie niezbędnych analiz i ocen, a w ich rezultacie do podjęcia decyzji o realizacji bądź zaniechaniu projektu. Istotą precyzowania projektu jest sporządzenie kompleksowego opisu najważniejszych okoliczności realizacji projektu. Zakres opisu powinien być dostosowany do specyfiki projektu- jego złożoności, stopnia nowości- a także przyjętych zasad opisu.
- analiza i ocena ryzyka projektu- przez pojęcie ryzyka rozumie się niebezpieczeństwo wystąpienia błędów w procesie zarządzania projektem, które może doprowadzić do powstania negatywnych odchyleń między osiągniętym i zamierzonym wynikiem projektu. Zarządzanie ryzykiem projektu wykracza poza zakres etapu definiowania projektu, w którym następuje identyfikacja i szacowanie ryzyka, natomiast kontrola i ograniczanie ryzyka są dokonywane w następnych etapach. Ze względu na złożoność projektu łączne oszacowanie ryzyka jest w zasadzie niemożliwe. Konieczne jest zatem przeprowadzenie analizy ryzyka, tzn. jego podziału na elementy składowe, i dokonanie ich opisu oraz oddzielnego oszacowania. Na łączne ryzyko projektu składają się: elementy rynkowe, organizacyjne, techniczne, finansowe, kadrowe itd. Ryzyko projektu może być związane w różnym stopniu z poszczególnymi elementami wyniki projektu: wymaganiami, kosztami i czasem projektu. Wyniki analiz o ocen ryzyka na tym etapie służą do zadecydowania o celowości realizacji projektu. W przypadku podjęcia decyzji o realizacji projektu konieczne jest opracowanie działań redukujących ryzyko (optymalizacja ryzyka), a w trakcie wykonawstwa projektu- kontrolowanie ryzyka i podejmowanie odpowiednich przeciwdziałań.
- ocena nakładów i korzyści związanych z realizacją projektu- przeprowadzone analizy stanowią podstawę oceny celowości realizacji projektu, która opiera się na porównaniu spodziewanych korzyści i niezbędnych nakładów na realizację projektu. Mamy do czynienia ze złożonymi korzyściami i nakładami, obejmującymi zarówno elementy jakościowe i ilościowe (elementy dające się wyrazić pieniężnie i takie, których nie można wyrazić w ten sposób).
- podjęcie przez kierownictwo decyzji o realizacji projektu- na podstawie wyników analiz i ocen kierownictwo podejmuje decyzję o przystąpieniu do realizacji projektu. Decyzja ta musi być potwierdzona po zakończeniu fazy przygotowywania projektu, w ramach której zostają skonkretyzowane i sprecyzowane elementy wpływające na ocenę efektywności projektu.
- wyznaczenie celów realizacji projektu- dotyczą trzech elementów: wymagań co do wyników projektu, kosztów i czasu realizacji projektu. Aby cele mogły być punktem wyjścia do realizacji projektu, muszą być: dokładnie opisane oraz osiągalne dla tych, którym zostały wyznaczone, uwzględniać powiązania z innymi celami i być mierzalne lub umożliwiać określenie stopnia ich spełnienia. Cele spełniające te warunki są określane jako zoperacjonalizowane.
9. Planowanie struktury projektu
Przebieg:
- sprecyzowanie celów projektu
- zebranie dodatkowych informacji dotyczących projektu
- określenie struktury hierarchicznej projektu
- określenie struktury kooperacyjnej projektu
- opis czynności projektu w postaci pakietów roboczych
Uczestnicy: zespół projektowy, użytkownicy, konsultanci i projektanci, sponsor
Problemy:
- jaki informacje są niezbędne dla opisu struktury projektu
- czy znana jest struktura powstającego w wyniku projektu
- według jakich kryteriów należy dzielić projekt na części składowe
- jaka ma być ostateczna postać struktury hierarchicznej i kooperacyjnej
- jak należy opisać części elementarne projektu
Przykładowe techniki opisu projektów:
- wykres sieciowy projektu typu AON
- wykres sieciowy projektu typu AOA
- graficzne schematy strukturalne
- &...
gosicka