Temat: Zebrania
Zebranie, to zgromadzenie wielu osób, zorganizowane dla osiągnięcia wspólnego celu obrad.
Bardzo ważnym elementem komunikowania się są narady i różnego rodzaju zebrania, podczas których są przekazywane informacje i podejmowane decyzje dotyczące działalności przedsiębiorstwa.
Spotkania w firmie mogą mieć:
• charakter roboczy (np. narady, odprawy) lub charakter specjalny (np. zebrania stanowiące formę prawną działania określonego organu);
• odbywające się na forum publicznym (krajowym bądź międzynarodowym lub wewnętrznym;
• będące zgromadzeniami znacznej liczby uczestników (np. kongresy, zjazdy lub o małej liczbie uczestników (np. odprawy);
• koncentrujące obrady wokół tematyki dotyczącej określonych dziedzin lub zebrania sprawozdawczo-wyborcze, zajmujące się rozliczaniem działalności organów kierowniczych, a także wyborami nowych władz;
• mogące obradować niezależnie od liczby uczestników lub te, które dla ważności obrad wymagają uczestnictwa określonej liczby osób, niezbędnej do prawomocności zebrania;
• mające zasięg ogólny, powszechny (np. walne zebranie członków stowarzyszenia bądź walne zgromadzenie członków spółdzielni, w których uczestniczy ogół członków) lub zebrania o składzie ograniczonym do wybranych delegatów (np. zebrania przedstawicieli spółdzielni bądź zebrania sprawozdawczo-wyborcze w dużych organizacjach);
• mające rangę wyższą (np. walne zebranie członków zarządu organizacji) lub niższą (np. zebranie plenarne zarządu organizacji, posiedzenie prezydium zarządu organizacji) ze względu na miejsce organu w systemie organizacyjnym;
• walne zebrania zwyczajne, zwoływane po upływie kadencji władz (sprawozdawczo-wyborcze) lub planowane w czasie ich kadencji (sprawozdawcze, uchwałodawcze) i walne zebrania nadzwyczajne, zwoływane w trakcie kadencji w związku z zaistnieniem określonych okoliczności.
Ze względu na charakter uczestnictwa organizuje się:
· zebrania zewnętrzne - z udziałem fachowców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców,
· zebrania wewnętrzne:
- otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników,
- przy zamkniętych drzwiach - uczestnikami mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu.
Celem zebrania może być m.in.:
· przekazywanie informacji,
· kontrola bieżących prac,
· rozwiązywanie problemów,
· podejmowanie decyzji i uchwał,
· wymiana poglądów i doświadczeń.
Rodzaje zebrań oraz metody ich prowadzenia:
· Zebrania służące rozwiązywaniu problemów.
ü W celu rozpoznania i zdefiniowania problemu.
ü W celu obmyślenia rozwiązania - burza mózgów: wszyscy uczestnicy skupiają się na zaproponowaniu wielu możliwych rozwiązań jednego problemu, co umożliwia wielostronne spojrzenie na problem, bez krytyki proponowanych rozwiązań,
ü W celu oceny propozycji rozwiązań i podjęcia decyzji - dążenie do osiągnięcia porozumienia (konsensu)
ü W celu wprowadzenia decyzji w życie - badanie alternatywnych sposobów wprowadzania rozwiązań w życie,
· Zebrania informacyjne (poświęcone sprawozdawczości i prezentacji). Sposoby usprawnienia zebrań informacyjnych to: organizowanie pokazów, posługiwanie się pomocami wizualnymi, wykorzystanie technik wykładów i prezentacji, udostępnienie uczestnikom informacji na temat zebrania.
· Zebrania zespołotwórcze - prowadzący zebranie aktywnie słucha wypowiedzi innych oraz dodaje własne komentarze;
· Zebrania dotyczące zarządzania projektem - zadaniem prowadzącego jest: przygotowanie sprawozdań z przebiegu pracy nad projektem, przeprowadzenie prób, które służą zbadaniu skuteczności pracy w określonych warunkach, porównanie postępów, wymaganie dokonania zmian w oparciu o opinie użytkowników, kontrola opóźnień w pracy nad projektem, określenie ryzyka przyszłych utrudnień w realizacji planu.
Zebrania mogą mieć różny charakter i różną rangę. Spotkania te różnią się stopniem sformalizowania, liczbą uczestników i formą ich planowania.
Typowe zebrania to:
· Odprawa - niebyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, roboczym, mające cel instruktażowy. W niektórych przedsiębiorstwach zwoływane jest systematycznie co tydzień, np. w każdy poniedziałek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień.
· Narada - niebyt długie spotkanie (do 60 minut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada dotycząca nowego produktu.
· Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowane spotkanie, wymaga wcześniejszego ustalenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarządu, rady nadzorczej. Może trwać nawet kilka godzin.
· Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod stosowanych w pracy biurowej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzona przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa literatura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.
· Konferencja - spotkanie przedstawicieli różnych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub rożnych branż (lub jednej), dotyczące określonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechnologii w produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymagają wcześniejszego bardzo szczegółowego planowania zarówno programu wystąpień, jak zakwaterowania i wyżywienia uczestników.
· Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgowego planowania, jak konferencja.
· Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów wyższej szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.
Niektóre zebrania mają bardzo sformalizowany charakter, określony przez przyjęty regulamin i stosowne przepisy. Na przykład posiedzenie zarządu i rady nadzorczej spółki musi być zwołane z odpowiednim wyprzedzeniem, uczestnicy powinni być zawiadomieni pisemnie, a porządek posie...
gosicka