planowanie.doc

Temat: Planowanie

Planowanie jako element organizacji czasu pra­cy.

Aby prawidłowo zaplanować własny rozkład zajęć, należy:

ü       wyznaczyć sobie cel, który powi­nien zostać jasno sformułowany,

ü       trzeba pomy­śleć, co chcemy zrealizować.

ü       wyznaczamy sobie czas realizacji celu i określamy wszystkie dane, które pomogą ten cel osiągnąć.

ü       Należy także zapisać swoje priorytety, które określą rangę załatwianych spraw. Układając swój plan, pamiętajmy o dostosowaniu priorytetów do pla­nu, a nie odwrotnie.

Plan jest dobrze przygotowany, jeśli charak­teryzuje się:

ü      celowością (wykonanie zamierzonego celu w określonym terminie);

ü      wykonalnością (możliwością realizacji);

ü      przejrzystością (jest rozumiany przez tych, dla których został sporządzony);

ü      elastycznością (daje się zmieniać w pewnych fragmentach).
 

Spotkania dłuższe planujemy na pełną go­dzinę, a krótsze - na niepełną. Mamy wtedy większą świadomość upływu czasu.

Sekretarka - współpracując z przełożonym - codziennie jest w stanie opracować albo udo­skonalić własny plan działania i plan szefa. Ob­serwując styl i tryb pracy przełożonego, może wyłowić i ustalić elementy stale powtarzające się, co będzie podstawą do wypracowania od­powiedniego terminarza zajęć.

Prowadząc sekretariat, należy również usta­lić pewne zasady załatwiania spraw.

Najpierw należy załatwić sprawy ważne i pilne, od któ­rych zależy terminowe i właściwe wykonanie za­dań firmy, np. jeżeli nie wyślemy w terminie zgłoszenia na przetarg, to firma może ponieść straty. Zadaniem sekretarki jest przypomnienie szefowi o upływającym terminie takich spraw.

Są sprawy pilne, które powinny być wykonane natychmiast, ale nie należą do spraw ważnych, o nich też należy pamiętać - jeżeli zobowiąza­liśmy się wysłać np. katalog swoich wyrobów w terminie 2 dni, a tego nie zrobimy, to wize­runek firmy na tym ucierpi.

Sprawy terminowe, to takie, które wymagają załatwienia w określo­nym czasie, nawet odległym. Jednak takie spra­wy warto załatwić od razu, wtedy nie tracimy czasu na kontrolowanie terminu, przypomina­nie sobie szczegółów sprawy, np. notatka w sprawie zamiany przepisów bhp, które wcho­dzą w życie za dwa tygodnie. Są też sprawy ma­ło ważne - trzeba się wtedy zastanowić: czy je realizować, czy z nich zrezygnować, czy zlecić je innym, czy odłożyć na później, np. prowadze­nie kroniki firmy.