Temat: Pisma w sprawach osobowych w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej.
Do korespondencji zewnętrznej zaliczamy pisma, które firma otrzymuje z zewnątrz, i pisma, które wysyła na zewnątrz. Pisma te wymagają szczególnie starannego przygotowania i zgodnej z przyjętymi zasadami formy. Ze względu na tematykę pisma dzielimy na grupy.
Korespondencja zaliczana do pism w sprawach osobowych prowadzona jest w trzech fazach, wynikających ze stosunku pracy:
Faza I - Przyjmowanie do pracy:
ü List motywacyjny
ü Curriculum vitae (życiorys)
ü Kwestionariusz osobowy
ü Prośba o udzielenie informacji o osobie kierowana do Krajowego Rejestru Karnego
ü Umowa o pracę
ü Powołanie
ü Pismo nominujące
Faza II - Zatrudnianie pracownika:
ü Przydział czynności
ü Pismo o awansie
ü Pismo o zmianę umowy o pracę
ü Pismo o zawieszeniu
ü Zaświadczenie o pracy
ü Karta urlopowa
Faza III - Rozwiązywanie stosunku pracy:
ü Pismo o wypowiedzeniu umowy
ü Pismo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia
ü Pismo o rozwiązywaniu umowy za porozumieniem stron
ü Świadectwo pracy
ü Opinia o pracowniku
Dokumentacja ta powinna być sporządzana z najwyższą starannością i gromadzona zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62/96 poz. 286) Zgodnie z § 6 ust. 1 tego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika.
Zasady prowadzenia akt osobowych
1. Akta osobowe zakłada się i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika -podział podmiotowy.
2. Dokumenty w aktach osobowych grupuje się w trzech wyodrębnionych częściach oznakowanych literami A,B,C.
3. Dokumenty osobowe powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane.
4. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów, po stwierdzeniu ich zgodności z oryginałem.
5. Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Oryginał doręcza pracownikowi za pisemnym pokwitowaniem odbioru, a kopię włącza do jego akt osobowych.
AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ A
Dokumenty zgromadzone w związku z
ubieganiem się o zatrudnienie
1. List motywacyjny, CV.
2. Wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z nie zbędną liczbą fotografii.
3. Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy.
4. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, niezbędne do wykonywania oferowanej pracy(np. dyplomy, świadectwa).
5. Świadectwa ukończenia szkól.
6. Orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
7. Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. prawo jazdy, uprawnienia elektryczne, licencje zawodowe) .
AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ B
Dokumenty dotyczące nawiązywania stosunku
pracy oraz przebiegu zatrudnienia
1. Umowa o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę.
2. Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 4 oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
3. Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
4. Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.
5. Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.
6. Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, a także z wymierzeniem kary porządkowej.
7. Pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.
8. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.
9. Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
10. Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach wynikających ze stosunku pracy, wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami, z którymi konsultuje się w sprawach dotyczących stosunku pracy.
11. Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ C
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
2. Kopie wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
3. Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884§ 2 Kodeksu Postępowania Cywilnego).
4. Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
5. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
List motywacyjny jest podstawowym dokumentem, w którym kandydat na pracownika przekonuje pracodawcę, że to on, z racji swoich kwalifikacji zawodowych i osobistych zalet, jest najodpowiedniejszą osobą na dane stanowisko.
List motywacyjny sporządza się na BU 1 (blankiet uproszczony)
Treść listu motywacyjnego powinna zawierać określone informacje:
ü Źródło, z którego pochodzi informacja o poszukiwaniu pracownika, np. ogłoszenie w prasie.
ü Informacje o kwalifikacjach zawodowych z preferowaniem tych kwalifikacji, które były podane w ogłoszeniu. Pożądane jest udokumentowanie własnych umiejętności w przełożeniu na praktyczne działanie.
ü Informacja o zaletach osobistych, podana w sposób obiektywny.
ü Klauzula zawiera formułę zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Gdy list motywacyjny trafi na biurko pracodawcy, będzie stanowić jedyny dostępny obraz kandydata w oczach człowieka, który będzie dokonywał selekcji. To, co napiszemy, ma stwarzać wrażenie przemyślanego, konsekwentnego działania, które ma zaowocować sukcesem, tzn. przyjęciem do pracy.
Curriculum vitae - CV. (życiorys) jest odmienne od życiorysu tradycyjnego, w którym podawane były krótko kolejne etapy życia.
CV podajemy tylko te fakty i zdarzenia, które - naszym zdaniem - mają znaczenie dla przyszłego pracodawcy. Informacje umieszczamy w punktach, których liczba i treść uzależniona jest od preferencji pracodawcy. W ustalaniu kolejności danych CV stosujemy „zasadę atutu", tzn. w pierwszej kolejności podajemy fakty mające dla nas najistotniejsze znaczenie.
Redagowanie CV powinniśmy zacząć od przyjęcia jednego z trzech możliwych układów informacji. Informacje mogą być podane w następujących układach:
ü chronologicznym, czyli według kolejności zdarzeń, zaczynając od aktu...
gosicka