OiZ - OPRACOWANIE
1. Administracja publiczna – pojęcie, znaczenia (podmiotowe, przedmiotowe, formalne).
Pojęcie:
Według H. Izdebskiego i M. Kuleszy administracja publiczna to:
„ zespół działań, czynności i przedsięwzięć organizatorskich i wykonawczych prowadzonych na rzecz realizacji interesu publicznego przez różne podmioty, organy i instytucje na podstawie ustawy i w określonych prawem formach”
Znaczenia:
- znaczenie podmiotowe – w ujęciu organizacyjnym administracja publiczna stanowi ogół podmiotów administracji, a więc organy administracji i inne podmioty wykonujące określone funkcje z zakresu administracji publicznej.
- znaczenie przedmiotowe – w ujęciu materialnym administracja publiczna to działalność państwa, której przedmiotem są sprawy administracyjne albo inaczej zadania i kompetencje w zakresie władzy wykonawczej.
- znaczenie formalne – administracja publiczna w ujęciu formalnym to cała działalność wykonywana przez podmioty administracyjne bez względu na to, czy ma ona charakter administracyjny czy też nie ma tego charakteru.
2. Władztwo administracyjne (imperium).
Władztwo administracyjne (imperium) – prawo użycia przymusu bezpośredniego przez organy administracyjne dla zrealizowania jednostronnych zarządzeń, czyli rozstrzygnięć.
3. Sfera wewnętrzna i zewnętrzna działania administracji.
Działalność administracji publicznej można podzielić na dwie sfery, na sferę zewnętrzna i na sferę wewnętrzną.
- Sfera zewnętrzna działalność administracji obejmuje działania w stosunku do podmiotów niepodporządkowanych organizacyjną, służbową podległością danemu organowi administracji. Jest to sfera stosunków z obywatelami, organizacjami społecznymi, samorządowymi itp., a także z jednostkami państwowymi i niepaństwowymi nie podlegającymi danemu organowi.
- Sfera wewnętrzna działalności administracji to stosunki prawne z organami, jednostkami, organizacjami jak również z pracownikami bezpośrednio służbowo podporządkowanymi danemu organowi.
4. Organ administracji publicznej.
Organ administracji publicznej to zasadnicza jednostka składowa administracji w sensie podmiotowym.
Organ administracji publicznej to człowiek lub grupa ludzi – organ kolegialny:
- znajdujący się w strukturze organizacyjnej państwa lub samorządu terytorialnego,
- powołany w celu realizacji norm prawa administracyjnego,
- działający w granicach przyznanych mu przez prawo kompetencji.
5. Urząd administracji publicznej.
Urząd administracji publicznej Urząd – w prawie administracyjnym występuje w trzech znaczeniach: · jako zwyczajowa nazwa zespołu kompetencji (np. urząd prezydenta, urząd wojewody, urząd burmistrza), · jako element nazwy organu administracji publicznej (np. Prezes Urzędu Patentowego, Naczelnik Urzędu Skarbowego), · jako aparat pomocniczy organu administracji publicznej (np. Urząd Gminy, Urząd Miasta i Gminy, Urząd Stanu Cywilnego, Urząd Celny, Urząd Skarbowy). Pojęcia urzędu nie należy utożsamiać z organem, czyli wyodrębnioną jednostką organizacyjną aparatu państwowego, pełniącą określone funkcje w dziedzinie życia społecznego.
6. Podstawowe założenia idealnego typu biurokracji w/g M.Webera.
M. Weber sformułował neutralną definicję biurokracji – to system administracyjny, w którym występują łącznie cechy:
- zawodowy charakter administracji. Oznaczający pełnienie funkcji w sposób profesjonalny (fachowy), związany ze stałym wynagrodzeniem; to służba cywilna – urzędnicy posiadają kompetencje, są związani z państwem stosunkiem publiczno-prawnym,
- podział pracy i specjalizacja w wykonywaniu zadań adm.; poziomy (podział pracy między urzędnikami tego samego szczebla) i pionowy (podział pracy między urzędników różnych szczebli) podział pracy. Celem tego jest dążenie do precyzyjności i sprawności adm.,
- hierarchiczna struktura organów i urzędników adm. pod względem osobowym i służbowym; organy podzielone na wyższe i niższe, a urzędnicy na kierowników i podwładnych,
- generalne, jednolite reguły postępowania urzędników i organów adm.
- Kontrola – podległość sądownictwu administracyjnemu.
- Legalność – zgodność z prawem.
7. Problem racjonalności zewnętrznej i racjonalności wewnętrznej organizacji w/g M. Webera.
Racjonalność zewnętrzna (substantywna) dotyczy odpowiedniego, zgodnego z przyjętymi przesłankami i preferencjami określenia celów organizacji. Racjonalność wewnętrzna (formalna) dotyczy środków i sposobów, za pomocą których organizacja osiąga założone cele. Po spełnieniu przesłanek tych racjonalności, organizacja staje się najbardziej sprawnym, doskonałym narzędziem realizacji celów. Według Webera organizacja biurokratyczna realizuje założenia racjonalności formalnej.
8. Teoria X i teoria Y w/g M.McGregora.
Teoria X – ludzie nie lubią pracować, ludzie pracują, dlatego, że potrzebują środków na utrzymanie, będą się od pracy uchylać kiedy tylko będą mogli, dlatego też trzeba ich sprawdzić, kontrolować wszędzie tam gdzie jest to możliwe.
Teoria Y – potrzeba pracy jest tak samo naturalna jak potrzeba zabawy lub wypoczynku, ludzie lubią pracować, chcą pracować, nie trzeba ich sprawdzać, nadzorować, wystarczy im dać coś do zrobienia, a oni to zrobią bo poszukują związków z innymi ludźmi, uznania, satysfakcji.
Teoria X czy Y jest zależna kto jest poddany naszej ocenie, na jakie potrzeby należy oddziaływać;
9. Orientacje kierowników.
Orientacja kierowników jest zależna od tego, jakich mamy pracowników.
Według Likerta, podział tych orientacji:
1) Autokratyczna – kierownik nie pyta nikogo o radę, sam podejmuje decyzję,
2) Demokratyczna – kierownik pyta wszystkich, decyzja konsensusu,
3) Nieingerująca – stawia się cele, daje się środki do realizacji celów i nieingeruje się w sposób realizacji. Oreintacja kierownika jest zależna od tego jakich mamy pracowników. Peter Drucker – napisał w latach 50 „Praktykę zarządzania”. Opisał koncepcję zarządzania tzw. „Przez cel”. Warunkiem tej koncepcji są pracownicy teorii Y oraz kierownik nieingerujący.
10. Pojęcie organizacji (znaczenie rzeczowe, czynnościowe, atrybutowe).
- Organizacja w znaczeniu atrybutowym jest cechą określonych przedmiotów złożonych, których elementy (części) współprzyczyniają się do powodzenia całości; organizacja jest rozumiana jako układ współzależności i współdziałania elementów złożonej całości.
- Organizacja w znaczeniu rzeczowym odnosi się do określonego, złożonego, zorganizowanego obiektu, np. instytucji, organizacji społecznej, klubu sportowego, spółdzielni, urzędu administracyjnego.
- Organizacja w znaczeniu czynnościowym (inaczej mówiąc, organizowanie) odnosi się do złożonych przedsięwzięć i polega na wiązaniu elementów (lub nie) w sensowną całość, np. w postaci organizowania kursu, wycieczki, konferencji.
11. Efekt organizacyjny.
Efekt organizacyjny – efekt działania zorganizowanego – efekt synergiczny – efekt „2+2=5” – to przeciętna nadwyżka korzyści przypadająca na jednego zatrudnionego współdziałającego z innymi w porównaniu z korzyścią możliwą do osiągnięcia w działaniu indywidualnym.
Występowanie efektu organizacji jest warunkiem koniecznym funkcjonowania i rozwoju organizacji.
Przyczyny efektu organizacyjnego:
- ciągłość pracy,
- możliwość przysługiwania się wyspecjalizowanymi narzędziami,
- w możliwościch zharmonizowania sił w czasie i przestrzeni,
- przyczyny tkwią we wzajemnym motywowaniu się ludzi do pracy,
- możliwość szybkiego nabywania wprawy w działaniu.
12. Rodzaje (sektory) organizacji.
Wyróżniamy sektory organizacji:
a) organizacje powiązane z państwem , część aparatu państwowego:
- organy
- urzędy
- sądy
b) organizacje gospodarcze; cel gospodarczy
c) organizacje nie występujące bezpośrednio w państwie i gospodarce:
- stowarzyszenia
- fundacje
- ruchy obywatelskie
13. Podstawy instytucjonalizacji.
Instytucja jest to coś utrwalonego, wyraża cechę trwałości. Instytucja prawna – ważna część stosunków społecznych uregulowana prawnie. Organizacja nabywa cech instytucji, gdy się utrwala, jej istnienie jest unormowane. Te normy to:
a) O charakterze formalnym – gdy wynikają z przepisu prawnego:
- przepisy powszechnie obowiązujące – wynikają z Konstytucji, Kodeksu Cywilnego, Kodeksu Handlowego,
- przepisy wewnętrzne – obowiązują w pewnym układzie organizacyjnym, np. w spółce, przedsiębiorstwie: statut, umowa spółki, regulamin
b) O charakterze nieformalnym:
- moralne
- obyczajowe
- zwyczajowe
- religijne
- sytuacja(kryzys, euforia).
14. Więzi organizacyjne.
Więzi organizacyjne to stosunki zachodzące pomiędzy poszczególnymi elementami struktury organizacyjnej, a mające wpływ na jej powodzenie. Składają się na nie:
- Więzi hierarchiczne (służbowe) – są odbiciem formalnej struktury organizacyjnej instytucji i w związku z tym obejmują zależności organizacyjne i służbowe wynikające z tzw. władztwa organizacyjnego i wynikających z niego stosunków nadrzędności i podporządkowani. Więzi te są podstawą podziału pracy, kierowania instytucją i uprawnień decyzyjnych.
- Więzi funkcjonalne – wynikają z realizacji wspólnych celów lub celów cząstkowych składających się na cele wyższego rzędu przez dwa lub więcej elementów lub podsystemów instytucji. Polegają one na obowiązku współpracy, kooperacji lub uzgadniania działań.
- Więzi społeczne – wynikają z faktu, że każda instytucja jest większym lub mniejszym zespołem ludzkim, w którym funkcjonują różne grupy formalne i nieformalne realizujące różne cele. Pomiędzy tymi grupami i ich członkami, a także pomiędzy nimi a elementami organizacji formalnej instytucji (np. kierownictwem) wytwarzają się ze względu na cele formalne instytucji różne stosunki międzyludzkie o charakterze dodatnim, ujemnym lub obojętnym. Stosunki międzyludzkie mogą wpływać korzystnie lub ujemnie na realizację celów formalnych instytucji.
Wymienione cztery rodzaje więzi organizacyjnych mają charakter typowy, występujący w większości instytucji. Nie wyklucza to jednak możliwości sporadycznego występowania również i innych rodzajów więzi, charakterystycznych ze względu na cele i charakter instytucji. Do takich zaliczamy np. więzi technologiczne, kooperacyjne, handlowe. Występują one bądź w ramach instytucji, bądź też w ramach określonego systemu instytucji. W administracji znajdują zastosowanie niezmiernie rzadko.
Dla funkcjonowania instytucji zarządzanych, a szczególnie dla ich budowy i spójności, podstawowe znaczenie mają więzi hierarchiczne i funkcjonalne.
Oparte na hierarchii organizacyjnej więzi hierarchiczne zwane też więziami służbowymi mają podstawowe znaczenie w instytucjach o dużym stopniu sformalizowania i najsilniej spajają poszczególne elementy instytucji w określoną, zorganizowaną całość.
Mechanizmy więzi funkcjonalnych nie są tak proste i jednoznaczne jak powyżej omówione. Już sama wieloznaczność tego pojęcia przysparza pewne trudności.
Więzi funkcjonale jako jeden z rodzajów więzi organizacyjnych oznaczają obowiązek stałego współdziałania co najmniej dwu lub większej liczby ogniw organizacyjnych instytucji (stanowisk pracy, komórek organizacyjnych, pionów i in. ) w realizacji celów różnego rzędu. Obowiązek stałego współdziałania obejmuje z reguły wszystkie ogniwa organizacyjne podporządkowane hierarchicznie bezpośrednio na sąsiadujących w pionie szczeblach hierarchii organizacyjnej, a pośrednio też wzdłuż linii podporządkowania pionowego na różnych szczeblach hierarchii.
W tym znaczeniu każdy podwładny ma obowiązek współdziałania z pośrednim przełożonym, a przełożony z podwładnymi. Współdziałanie obejmuje też stanowiska pośrednio nadrzędne i podporządkowane.
Współdziałanie ogniw organizacyjnych hierarchicznie nadrzędnych i podległych obejmuje przed wszystkim wykonywanie poleceń służbowych i zleconych zadań oraz udzielanie informacji. Niezależnie jednak od współdziałania w układzie hierarchicznym więzi funkcjonalne rozciągają się na stanowiska pracy, komórki organizacyjne i piony nie powiązane hierarchicznie, pozostające na tym samym szczeblu zarządzania (równorzędne w hierarchii organizacyjnej) lub na różnych szczeblach nie połączonych stosunkiem nadrzędności i podporządkowania.
Współdziałanie między ogniwami organizacyjnymi powiązanymi funkcjonalnie obejmuje różnorodne formy uzależnione od charakteru wykonywanych zadań i wynikających z nich funkcji. Może ono przybrać formę kooperacji polegającej na wykonywaniu określonych części zadania przez różne ogniwa, a także dokonywania uzgodnień, porozumień itp. Więzi funkcjonalne są określone najczęściej w zakresach czynności ogniw organizacyjnych lub w przepisach określających procedury działania. Warto dodać, że częstym zjawiskiem jest częściowe pokrywanie się więzi funkcjonalnych z więziami informacyjnymi.
Opisane powyżej więzi organizacyjne funkcjonują w odpowiednio uporządkowany i sformalizowany sposób, który zależy od wielu okoliczności, przede wszystkim zaś od podziału pracy w instytucji wynikającego z jej celów. Im bardziej cele te są złożone, z tym większą dokładnością powinny być podzielone na cele pośrednie, cząstkowe, których łączenie daje w efekcie cel główny.
15. Tradycyjna klasyfikacja więzi organizacyjnych.
a) więź służbowa lub hierarchiczna – cechą jej uprawnienie przełożonego do decydowania jakie zadanie powinien wykonywać podwładny,
b) więź funkcjonalna – na wyższych szczeblach specjalistów w danej dziedzinie (sprzedaż, marketing) powierza się do odpowiedzialności za wykonanie obowiązków. Podwładny może być podległy kilku przełożonym,
c) więź techniczna – związana z techniką wykonywania czynności.
d) Więź informacyjna – która dotyczy obiegu informacji.
16. Klasyfikacja więzi organizacyjnych z uwagi na kryterium prawne.
a) Więzi administracyjne – podporządkowane są administracyjno-prawnej metodzie regulacji. Jeden podmiot jest nadrzędny w stosunku do drugiego podmiotu. Ma więcej kompetencji do określania sytuacji prawnej drugiej strony. Przełożony w organizacji ma prawo wydawać polecenie jeżeli mieści się ono w jego kompetencji.
b) Więzi zobowiązaniowe – jest więzią uprawnień i obowiązków podmiotów związanych stosunkiem cywilno-prawnym. Opiera się na równorzędności podmiotów, co oznacza, że w odniesieniu do spraw określonych treścią stosunku zobowiązaniowego, żaden z tych podmiotów nie występuje z pozycji nadrzędnych, innymi słowy nie ma możliwości jednostronnego kształtowania treści zachowania się drugiego podmiotu, tylko na podstawie przysługujących mu kompetencji. Określonym więc uprawnieniom, towarzyszą odpowiednie obowiązki i odwrotnie. Więź prawna powstaje, gdy zaistnieje faktyczna sytuacja uregulowana normą prawno-zobowiązaniową, tzn. samo wyodrębnienie stanowiska pracy w strukturze organizacji i określenie obowiązków i uprawnień osób na nim zatrudnionych, nie powoduje powstania węzła typu zobowiązaniowego. Dopiero zatrudnienie na nim konkretnej osoby i podpisanie z nią umowy o pracę.
17. Pojęcie struktury organizacyjnej.
Jest to ogół ustalonych zależności funkcyjnych i hierarchicznych między elementami organizacji zgrupowanymi w komórki i jednostki organizacyjne, w sposób umożliwiający osiąganie celów całości. Określa stosowany przez nią podział pracy i pokazuje powiązanie między różnymi funkcjami i czynnościami. W pewnym sensie wskazuje też na stopień specjalizacji pracy. Zapewnia trwałość i ciągłość umożliwiającą organizacji przetrwanie mimo przychodzenia i odchodzenia poszczególnych osób, oraz koordynuje jej stosunki z otoczeniem.
18. Schemat organizacyjny.
Utożsamia się tzw. schemat organizacyjny ze strukturą organizacyjną. Ze schematu możemy wyczytać:
- ile jest komórek organizacyjnych i ich nazwy,
- ile jest szczebli zarządzania,
- jaka jest liczba personelu w poszczególnych komórkach organizacyjnych.
Jest jedną z części regulaminu organizacyjnego. Przedstawia w formie graficznej model struktury organizacyjnej, a zwłaszcza podział organizacji na piony, komórki organizacyjne i stanowiska oraz łączące je więzi organizacyjne.
19. Jednostki, komórki organizacyjne, stanowiska pracy.
- Jednostka organizacyjna – odnosi się do jednostki wyodrębnionej organizacyjnie, np. urząd wojewódzki, przedsiębiorstwo, szpital, uczelnia.
- Komórka organizacyjna – jest ogniwem organizacyjnym, grupującym kilka lub kilkanaście stanowisk pracy o podobnych lub zbliżonych funkcjach albo zakresach zadań – względnie wyodrębnionym spośród innych ogniw organizacyjnych instytucji. Działalnością komórki organizacyjnej kieruje kierownik.
- Stanowisko pracy (stanowisko robocze) – jest najniższym hierarchicznie elementarnym ogniwem organizacyjnym. W podziale pracy w instytucji na cele pośrednie, stanowisko pracy jest tym ogniwem organizacyjnym, na którym podział ten się kończy; cele i wynikające z nich zadania nie ulegają dalszemu podziałowi ze względu na ich niepodzielny, elementarny charakter. Nie oznacza to, że liczba zadań nie limituje konieczności dalszego podziału jednakowych lub podobnych prac. W takich przypadkach tworzy się większą liczbę stanowisk pracy równorzędnych, spełniających takie same funkcje czy zadania, lub odpowiednio rozszerza się obsadę osobową stanowiska pracy. Wynika stąd podział na stanowiska pracy jednoosobowe i wieloosobowe.
20. Determinanty struktury organizacyjnej.
Kierownicy organizują całą jednostkę, aby była zgodna z celami, zasobami oraz środowiskiem zewnętrznym i wewnętrznym biorąc pod uwagę:
a) Strategia – określa, w jaki sposób przebiegać będą linię podporządkowania i kanały komunikacji między poszczególnymi kierownikami i komórkami organizacyjnymi (działami). Wpływa na informacje przepływające wzdłuż tych linii, a także na mechanizmy planowania i podejmowania decyzji.
b) Technologia – stosowana do wytwarzania wyrobów (lub metody świadczenia jej usług), wpływa również na sposób ukształtowania organizacji. Technologia wpływa na mechanizmy koordynacji, na poziom, na którym podejmuje się decyzje i na wielkość jednostek organizacyjnych. Technologie powinny się szybko dostosować do zmieniających się wymagać, upodobań klientów.
c) Ludzie (personel) – związani z działalnością organizacji, wpływają na jej strukturę. Przy podejmowaniu decyzji kierownicy są pod wpływem własnych potrzeb, oraz upodobań, co do środowiska pracy. Przy ustanawianiu jednostek i przydzielaniu zadań muszą także wziąć pod uwagę uzdolnienia i postawy podwładnych. Struktura musi też uwzględniać regularne współdziałanie z klientami, lub odbiorcami, dostawcami i innymi osobami z otoczenia.
d) Wielkość organizacji i wiek – na strukturę organizacji wpływa wielkość całej organizacji jak i poszczególnych komórek organizacyjnych; większe organizacje i wyższa specjalizacja czynności.
21. Struktura organizacyjna w ujęciu H.Minzberga.
1. Jednostka strategiczna gdzie opracowuje się strategie,
2. Oznacza wszystkie pośrednie szczeble kierowania,
3. Dział operacyjny – część, w której dokonuje się czynności, które są treścią działania, czynności np. miejsce pracy, stanowisko pracy,
4. Techno-struktura – infrastruktura i wyposażenie techniczne, np. transport, hale,
5. Wsparcie, obsługa ogólno-organizacyjna, np. marketing, biuro prawne, ochrona.
Niezależnie od tego, co organizacja zamierza robić to struktura musi zawierać punkty 1, 2, 3. Celem zawężenia może być oszczędność.
22. Wymiary struktury organizacyjnej.
...
chomiczek2109