Należności w księgach rachunkowych.pdf

NaleŜności w księgach rachunkowych

1. Definicja naleŜności

NaleŜności są waŜną pozycją bilansu przedsiębiorstwa, która ma za zadanie informować o prawach do otrzymania określonej kwoty

pienięŜnej. Zalicza się je do aktywów jednostki, które stosownie do postanowień art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości są

zdefiniowane jako zasoby majątkowe:

kontrolowane przez jednostkę,

posiadające wartość, którą moŜna wiarygodnie ustalić,

powstające w wyniku zdarzeń przeszłych,

powodujące w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

Zazwyczaj powstanie naleŜności wyprzedza w czasie wpłatę środków pienięŜnych do kasy czy na rachunek bankowy jednostki.

Wobec tego moŜna powiedzieć, iŜ naleŜności są wartościowym odpowiednikiem aktywów, które tymczasowo znajdują się

w posiadaniu innych jednostek.

Podstawowym kryterium podziału naleŜności - według którego są one wykazywane w bilansie - jest czas jaki pozostał do ich

uregulowania. NaleŜności moŜna podzielić na:

długoterminowe,

krótkoterminowe.

NaleŜności długoterminowe to naleŜne jednostce sumy z innych tytułów niŜ dostawy i usługi, których termin spłaty przypada

w okresie dłuŜszym niŜ 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. W bilansie naleŜności długoterminowe wykazuje się z podziałem na

naleŜności wobec jednostek powiązanych (obejmujących jednostkę dominującą, znaczącego inwestora, jej jednostki zaleŜne,

współzaleŜne i stowarzyszone oraz jednostki znajdujące się wraz z jednostką pod wspólną kontrolą, a takŜe wspólnika jednostki

współzaleŜnej) i pozostałych jednostek.

Przykład

Jednostka "X" posiadała na dzień bilansowy 31 grudnia 2008 r. nieuregulowaną naleŜność w kwocie: 70.000 zł z tytułu sprzedaŜy

środka trwałego, dokonanej we wrześniu 2008 r. Zgodnie z umową naleŜność w wysokości: 90.000 zł rozłoŜono na 18 rat płatnych

miesięcznie. Do końca 2008 r. spłacono 4 raty - w sumie: 20.000 zł. W związku z tym, w bilansie na dzień 31 grudnia 2008 r.

wykazano kwotę: 70.000 zł, w podziale na:

naleŜności krótkoterminowe: 60.000 zł,

naleŜności długoterminowe: 10.000 zł.

NaleŜności krótkoterminowe obejmują ogół naleŜności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część naleŜności z innych tytułów

niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

W bilansie jako naleŜności krótkoterminowe wykazuje się:

1. NaleŜności od jednostek powiązanych:

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:

do 12 miesięcy,

powyŜej 12 miesięcy,

b) inne.

2. NaleŜności od pozostałych jednostek:

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:

do 12 miesięcy,

powyŜej 12 miesięcy,

b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń,

c) inne (np. z tytułu rozrachunków z pracownikami, sprzedaŜy środków trwałych, rozrachunków z akcjonariuszami i udziałowcami,

wpłaconych kaucji czy wadiów),

d) dochodzone na drodze sądowej.

Przykład

W bilansie na dzień 31 grudnia 2009 r. w pozycji "naleŜności z tytułu dostaw i usług do 12 miesięcy" wykazać naleŜy te naleŜności

z tytułu dostaw i usług, które mają być spłacane do 31 grudnia 2010 r., a w pozycji "naleŜności z tytułu dostaw i usług powyŜej 12

miesięcy" te naleŜności z tytułu dostaw i usług, które przypadają do spłaty po 31 grudnia 2010 r., czyli w 2011 r. i dalszych okresach

sprawozdawczych.

2. Ewidencja naleŜności

Do ewidencji księgowej naleŜności słuŜą konta zespołu 2 "Rozrachunki i roszczenia". Ze względu na róŜnorodność naleŜności moŜna

wyodrębnić m.in. następujące konta syntetyczne w zespole 2:

konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" - słuŜące do ewidencji naleŜności z tytułu dostaw i usług,

konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" - słuŜące do ewidencji naleŜności z tytułu podatków, dotacji i ubezpieczeń

społecznych,

konto 24-5 "Rozrachunki wewnątrzzakładowe" - słuŜące do ewidencji naleŜności wewnątrzzakładowych w jednostkach

posiadających kilka oddziałów (zakładów) samodzielnie sporządzających bilans,

konto 24-6 "NaleŜności dochodzone na drodze sądowej" - słuŜące do ewidencji naleŜności dochodzonych na drodze

sądowej,

konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" i konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami" - słuŜące do ewidencji

naleŜności od pracowników,

konto 24 "Pozostałe rozrachunki" słuŜące do ewidencji naleŜności, np. z tytułu sprzedaŜy środków trwałych.

Ponadto do poszczególnych kont syntetycznych prowadzi się ewidencję analityczną, która powinna umoŜliwić:

ustalenie na dany dzień stanu naleŜności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków,

z wyodrębnieniem naleŜności od jednostek powiązanych,

ustalenie stanu naleŜności według kontrahentów,

ustalenie stanu naleŜności według poszczególnych walut obcych,

wyodrębnienie na dzień bilansowy (z ogólnej kwoty) stanu naleŜności podlegających wykazaniu w poszczególnych

pozycjach bilansu.

Przykład

Powstanie naleŜności z tytułu sprzedaŜy środków trwałych

I. ZałoŜenia:

Jednostka sprzedała spółce "X" komputer figurujący w ewidencji środków trwałych. Faktura VAT dokumentująca sprzedaŜ została

wystawiona na kwotę brutto: 4.880 zł (w tym VAT: 880 zł).

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn Ma

1. Faktura VAT dokumentująca sprzedaŜ środków trwałych:

a) naleŜność ogółem

4.880 zł 24

b) VAT naleŜny

880 zł

22-2

c) wartość netto

4.000 zł

76-0

III. Księgowania:

3. Wycena naleŜności

W momencie powstania naleŜności ujmuje się je w księgach w wartości nominalnej, tj. w wartości faktycznie naleŜnej od dłuŜnika.

Na dzień bilansowy stan naleŜności wycenia się, stosując art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, w kwocie wymaganej zapłaty,

z zachowaniem zasady ostroŜności (czyli pomniejszonej o ewentualne odpisy aktualizujące te naleŜności).

Kwotę wymaganej zapłaty naleŜności wyznacza nominalna kwota naleŜności. Kwotę wymaganej zapłaty mogą powiększać kary

umowne, zasądzone koszty sądowe oraz naleŜne za zwłokę w zapłacie odsetki umowne lub ustawowe, których zapłaty, według stanu

na dzień bilansowy, oczekuje jednostka.

Zwracamy uwagę, iŜ jednostka ustalając kwotę wymaganej zapłaty nie nalicza kontrahentowi naleŜnych odsetek, jeŜeli nie rości sobie

o nie pretensji. Zatem naleŜność główną na dzień bilansowy powiększa się o odsetki tylko wówczas, gdy wierzyciel obciąŜy

odsetkami dłuŜnika, wystawioną w tym celu notą księgową lub notą odsetkową oraz w kaŜdym przypadku, gdy w umowie odsetki

takie zostały przewidziane.

JeŜeli płatność naleŜności ma nastąpić w walucie obcej, to kwotę wymaganej zapłaty w złotych ustala się, stosując ogłoszony przez

NBP średni kurs tej waluty z dnia bilansowego, zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

4. Weryfikacja naleŜności na dzień bilansowy pod kątem stopnia prawdopodobieństwa ich uzyskania

W pierwszej kolejności jednostka ustala, które naleŜności są na dzień bilansowy przedawnione, umorzone lub nieściągalne.

NaleŜności te nie mogą być uznane za realne, bowiem nie zostaną uregulowane z powodu:

upływu przewidzianego prawem czasu dochodzenia wierzytelności na drodze powództwa cywilnego, co zwalnia dłuŜnika

z obowiązku jej zapłaty (przedawnienie),

zwolnienia kontrahenta z zobowiązania i rezygnacji ze ściągania naleŜności (umorzenie), albo

udokumentowanego braku moŜliwości wyegzekwowania naleŜności (nieściągalność).

NaleŜności utracone wobec ich umorzenia, przedawnienia lub nieściągalności nie są aktywami, gdyŜ nie przyniosą jednostce

w przyszłości Ŝadnych korzyści ekonomicznych. Dlatego utrata ich wartości, stwierdzona najpóźniej na dzień bilansowy (w toku

corocznej inwentaryzacji), wywołuje konieczność odpisania takich naleŜności. Odpisuje się je:

1) jeŜeli uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w cięŜar konta 28 "Odpisy aktualizujące wartość naleŜności", zapisem: Wn

konto 28, Ma konto 20 (por. art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości),

2) w pozostałych przypadkach - w cięŜar konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub 75-1 "Koszty finansowe", zapisem: Wn konto

76-1, 75-1, Ma konto 20 (por. art. 35b ust. 4 ustawy o rachunkowości).

W odniesieniu do drobnych sald, które przez dłuŜszy czas nie wykazują zmian, kierownik jednostki moŜe podjąć decyzję i odpisać je

jako nieściągalne. Dochodzenie tych naleŜności moŜe bowiem okazać się nieskuteczne i prawdopodobnie koszty z tym związane

przewyŜszyłyby ich kwoty. Odpisanie końcówek naleŜności z tytułu sprzedaŜy uznanych za nieściągalne dokonywane jest w księgach

rachunkowych w pozostałe koszty operacyjne, zapisem: Wn konto 76-1, Ma konto 20.

5. Potwierdzanie sald jako element kontroli naleŜności

Jednym ze sposobów inwentaryzacji stanu naleŜności jest metoda uzgodnienia sald. Metoda ta polega na dwustronnym potwierdzeniu

zgodności stanu rozrachunków z kontrahentem. Jednostką inicjującą uzgodnienie rozrachunków jest wierzyciel, czyli jednostka, która

posiada naleŜność.

Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt 2 zobowiązuje do potwierdzania sald naleŜności na ostatni dzień kaŜdego roku

obrotowego. Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej, na podstawie wniosku wierzyciela. Przygotowywane jest przez

pracowników działu księgowości lub innego wyznaczonego pracownika. Uzgodnienie odbywa się w dwóch etapach:

1) poinformowanie kontrahenta drogą pisemną o saldzie naleŜności i transakcjach jakie się na to saldo składają,

2) uzyskanie potwierdzenia salda lub wskazanie przez kontrahenta ewentualnych róŜnic.

POTWIERDZENIE SALDA

(odcinek "A")

"AS" Sp. z o.o.

ul. Cicha 1a/3

66-400 Gorzów Wlkp.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(nadawca)

"ABC" Sp. z o.o.

ul. Wiosenna 5

66-400 Gorzów Wlkp.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(nazwa i adres dłuŜnika)

Gorzów Wlkp., dnia 5 stycznia 2009 r.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(miejscowość i data)

Zgodnie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.

z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), uprzejmie prosimy o potwierdzenie, na odcinku "B", w ciągu

7 dni, zgodności sald figurujących w naszych księgach rachunkowych na dzień 31 grudnia

2008 r.

Nazwa i numer rachunku - konta

Wasze na dobro Nasze

200

15.200,47 zł

Saldo wynika z następujących pozycji:

Nr faktury Data wystawienia Kwota transakcji Termin płatności Pozostało do zapłaty

12/10/2008

31.10.2008 r.

7.750,24 zł

14.11.2008 r.

7.750,24 zł

16/12/2008

01.12.2008 r.

7.450,23 zł

15.12.2008 r.

7.450,23 zł

RAZEM

15.200,47 zł

"AS" Sp. z o.o. w Gorzowie Wlkp.

Główny Księgowy Karolina Nowak

. . . . . . . . . . . . . . . . .

(pieczęć i podpis)

6. NaleŜności sporne oraz wątpliwe

NaleŜności sporne są to niezapłacone przez dłuŜnika kwoty, przez niego kwestionowane, co do których odmowa zapłaty jest

udokumentowana na piśmie; z reguły będące przedmiotem powództwa cywilnego. Przestają one być sporne po uprawomocnieniu się

wyroku sądu orzekającego zapłatę przez dłuŜnika na rzecz wierzyciela.

Natomiast naleŜności wątpliwe są to środki pienięŜne prawnie naleŜne jednostce, co do których istnieje zagroŜenie, Ŝe nie zostaną

wyegzekwowane z powodu trudności finansowych dłuŜnika lub trudności z ustaleniem miejsca jego pobytu albo z innych powodów.

W przeciwieństwie do naleŜności spornych objętych odmową zapłaty naleŜności wątpliwe nie są kwestionowane przez dłuŜników, ale

nie zostały spłacone w terminie określonym umową.

Inwentaryzacja naleŜności spornych i wątpliwych drogą potwierdzenia sald jest trudna lub wręcz niemoŜliwa. W związku z tym ich

inwentaryzację przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej

wartości tych składników. Weryfikacja, o której mowa, polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych naleŜności

uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, tj. pozwy sądowe, wyroki

sądowe itp. Celem weryfikacji jest stwierdzenie czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie, realność

i wiarygodność określonego salda, a takŜe poprawność jego wyceny.

W odniesieniu do naleŜności spornych i wątpliwych naleŜy dokonać odpisu aktualizującego ich wartość.

7. Odpisy aktualizujące wartość naleŜności

Utworzenie odpisu aktualizującego oznacza zaktualizowanie wartości nominalnej posiadanej naleŜności poprzez uwzględnienie

stopnia prawdopodobieństwa zapłaty tej naleŜności.

Przykład

Na dzień bilansowy firma posiada naleŜności od odbiorców w kwocie: 10.000 zł.

Odsetki od naleŜności przeterminowanych wynoszą: 100 zł.

NaleŜności przedawnione w kwocie: 150 zł spisano bezpośrednio w koszty.

Na naleŜności wątpliwe w związku z trudnością ustalenia aktualnego adresu dłuŜnika utworzono odpis aktualizujący: 500 zł.

Ustalenie wartości bilansowej naleŜności od odbiorców:

(wartość nominalna naleŜności + naliczone odsetki - odpisy aktualizujące wartość naleŜności): [10.000 zł + 100 zł - (150 zł + 500 zł)]

= 9.450 zł.

Ustawa o rachunkowości w art. 35b szczegółowo wymienia rodzaje naleŜności, na jakie naleŜy tworzyć odpisy. Są to:

1) naleŜności od dłuŜników postawionych w stan likwidacji lub stan upadłości - odpis tworzony jest tylko do wysokości naleŜności

nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem naleŜności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu

upadłościowym,

2) naleŜności od dłuŜników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeŜeli majątek dłuŜnika nie wystarcza na

zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - odpis w pełnej wysokości naleŜności,

3) naleŜności kwestionowane przez dłuŜników oraz z których zapłatą dłuŜnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej

i finansowej dłuŜnika spłata naleŜności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - odpis do wysokości niepokrytej gwarancją lub

innym zabezpieczeniem,

4) naleŜności stanowiące równowartość kwot podwyŜszających naleŜności w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu

aktualizującego - odpis w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

5) naleŜności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności - w przypadkach

uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - odpis w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty

odpisu, w tym takŜe ogólnego, na nieściągalne naleŜności.

Utworzenie odpisu aktualizującego wartość naleŜności księgowane jest po stronie Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub

75-1 "Koszty finansowe" i po stronie Ma konta 28 "Odpisy aktualizujące wartość naleŜności".

Konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość naleŜności" jest kontem korygującym do głównych kont poszczególnych rozrachunków.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: