zarzadzanie_biezaca_dzialalnoscia_hotelu.doc

Zarządzanie bieżącą działalnością hotelu

Kategorie hoteli

Jednym z kryteriów kategoryzacji obiektów noclegowych jest zakres usług. Posługując się tym kryterium, hotele można podzielić na:

•        turystyczne (tanie);

•        średniej klasy;

•        luksusowe.

Hotele turystyczne

Pod względem przyrostu liczby obiektów kategoria hoteli turystycznych odznacza się największą dynamiką w sektorze hotelarstwa. Najważniejszą zasadą funkcjonowania tych obiektów jest zaspokajanie podstawowych potrzeb gości, a zatem zapewnienie czystych, wygodnych i tanich miejsc noclegowych. Oferta hoteli turystycznych jest skierowana przede wszystkim do osób podróżujących tanio, które chcą zamieszkać w pokoju o standardzie gwarantującym wygodny pobyt, ale bez żadnych luksusów. Ze względu na stosunkowo niskie koszty projektu, budowy i eksploatacji, hotele kategorii turystycznej są na ogól rentowne. Wiele z nich nie zapewnia gościom pełnego wyżywienia, mogą oni wówczas korzystać z pobliskich restauracji. W ofercie hoteli tej kategorii nie ma zwykle takich usług, jak podawanie posiłków do pokoju, ani wielu innych, dostępnych w hotelach kategorii średniej i luksusowej.

Hotele średniej klasy

Oferta hoteli średniej klasy jest skierowana do najliczniejszego segmentu podróżnych. Zakres usług jest wprawdzie skromny, ale obejmuje wszystkie najpotrzebniejsze rodzaje, a liczba personelu jest adekwatna do liczby gości. W hotelach tej klasy najczęściej zatrzymują się osoby podróżujące służbowo, których pobyt opłaca pracodawca, oraz turyści i rodziny, korzystające ze specjalnych stawek. Goście mogą korzystać z pełnej obsługi gastronomicznej (restauracji i baru). W niektórych hotelach są również restauracje wyspecjalizowane w pewnych rodzajach potraw, kawiarnie oraz pomieszczenia klubowo-barowe, w których obsługuje się zarówno gości hotelowych, jak i innych klientów. Wyposażenie standardowego pokoju na ogół składa się z podwójnego łóżka, biurka, toaletki, zestawu szafek, jednego lub dwóch krzeseł. Przy każdym pokoju jest łazienka z węzłem sanitarnym.

Hotele luksusowe

W hotelach tej klasy znajdują się restauracje, pomieszczenia klubowe, sale konferencyjne i jadalnie do użytku prywatnego. W recepcji hotelu można skorzystać z usług konsjerża, czyli pracownika wykonującego zlecenia gości. Oferta usługowa hoteli tej kategorii jest skierowana do bardzo bogatych klientów. Przykładem sieci luksusowych hoteli jest Savoy Group of Hotels z centralą w Londynie.

Charakterystyka produktu hotelowego

W teorii tradycyjnego marketingu każdy produkt jest uważany za odrębną jednostkę. Koncepcja ta jest raczej mało przydatna w hotelarstwie, ponieważ bez względu na to, do kogo skierowana jest oferta, produkt hotelowy jest kombinacją wielu rozmaitych elementów. Aby skutecznie konkurować na rynku, menedżer produktu hotelowego musi systematycznie go rozwijać i dostosowywać do wymagań klienta, np. dodając do produktu różne korzyści i usługi. W tym przypadku podstawowy produkt, jakim jest zapewnienie noclegu, zostanie wzbogacony (poszerzony) tak, aby klient osiągnął większe korzyści i utwierdził się w przekonaniu, że produkt jest rzeczywiście „wart tych pieniędzy”. Takie warunki spełnia np. hotelowe centrum sportowo--rekreacyjne. Poszerzając produkt, należy wziąć pod uwagę zmianę wymagań klienta, który po pewnym czasie uzna nowy element działalności hotelu, np. klub odnowy biologicznej, za podstawowy standard, będący integralnym składnikiem produktu.

Centrum sportowo-rekreacyjne można potraktować jako wartość dodaną do produktu hotelowego albo, jak to się robi w niektórych firmach hotelarskich, jako podstawową cechę produktu. Materialne i niematerialne korzyści oferowane przez dany hotel są niczym innym, jak poszerzeniem tradycyjnego produktu podstawowego, którym jest zapewnienie noclegu. Tylko taka koncepcja produktu pozwoli osiągnąć trwałą przewagę konkurencyjną.

Departament obsługi gości

W wielu hotelach główna jednostka operacyjna jest nazywana departamentem obsługi gości (rooms division; składa się z działów: recepcji, rezerwacji, obsługi centrali telefonicznej, służby pięter oraz personelu pracującego w uniformach i nocnego księgowego). W dużych obiektach struktura departamentu jest oparta na podziale kompetencji między poszczególne działy, z których każdy jest odpowiedzialny za określoną sferę działalności hotelu. Taki podział ułatwia nadzorowanie całości operacji, a jego odzwierciedleniem jest Standardowy System Rachunkowości Hotelowej. Każdy dział jest odpowiedzialny tylko za jeden segment obsługi gości. Tworzenie takiego departamentu w małych hotelach byłoby z pewnością mało praktyczne, ponieważ wszystkie czynności związane z obsługą gości wykonują najczęściej dwie osoby pracujące na zmiany.

Misja firmy

Każda firma, a więc także i hotel, ma określony cel działania. Jest on zawarty w deklaracji misji, sformułowanej tak, aby dany hotel wyróżniał się spośród innych, a zwłaszcza spośród obiektów tej samej kategorii. Misja wyraża filozofię firmy, czyli istotę i kierunki jej działania. Po sporządzeniu deklaracji misji w formie pisemnej, należy określić metody jej realizacji, a także konkretne i wymierne cele. Przykładowo, cele działu recepcji mogą być sformułowane w misji w następujący sposób:

-         zwiększyć średni współczynnik wykorzystania pokoi o 2% w stosunku do ubiegłego roku;

-         zwiększyć o 10% liczbę stałych gości z segmentu podróżujących służbowo;

-         skrócić średni czas zameldowania i wymeldowania gości o 2 minuty;

-         zmniejszyć liczbę skarg o 20%.

Działy tworzące departament obsługi gości mają za zadanie zapewnić prawidłowe funkcjonowanie hotelu i odgrywają ogromną rolę w osiągnięciu celów firmy. W większości obiektów są one najważniejszymi źródłami przychodów.

Dział recepcji

Jednym z działów departamentu obsługi gości jest recepcja – najbardziej widoczny dział hotelu, którego pracownicy bezpośrednio kontaktują się z klientami. Recepcja składa się na ogół z sekcji kasowej, informacji i poczty. Centralnym punktem recepcji jest stanowisko obsługi gości, w którym załatwia się formalności związane z zameldowaniem, przydziałem pokoju i wymeldowaniem.

Dział rezerwacji

Dział rezerwacji zajmuje się przyjmowaniem i przetwarzaniem informacji od klientów w sprawie rezerwacji miejsc w hotelu zarówno na okres bieżący, jak i z wyprzedzeniem. Dział ten musi prowadzić dokładną ewidencję i śledzić obłożenie hotelu, aby nie dopuścić do dublowania się rezerwacji tych samych pokoi. W hotelach obsługujących duże grupy konieczna jest ścisła współpraca między działem rezerwacji a działami sprzedaży i marketingu.

Centrala telefoniczna

Zadaniem operatora hotelowej centrali telefonicznej jest obsługa sieci telekomunikacyjnej, którą można spotkać w każdej dużej firmie. Obowiązki operatora nie ograniczają się jedynie do łączenia rozmów. Gdy wszystkie rozmowy zamiejscowe są łączone przez centralę, operator musi obliczyć należność i przekazać informację do sekcji kasowej w recepcji, która obciąży nimi rachunek gościa.

Służba pięter

Służba pięter jest najważniejszym działem pomocniczym recepcji. Do jego zadań należy sprawdzanie pokoi przed przydzieleniem ich gościom, sprzątanie oraz informowanie działu recepcji o statusie (wykorzystaniu) pokoi. W niektórych hotelach służba pięter jest odrębnym departamentem, tzn. nie wchodzi w skład departamentu obsługi, gości.

Personel działu służby pięter jest często liczniejszy od pozostałych działów departamentu obsługi gości. Na jego czele stoi dyrektor, któremu podlegają asystenci inspektorzy, pokojówki oraz kierownik pralni. Pokojówki pracują w przydzielonych sekcjach hotelu i sprzątają 8-18 pokoi dziennie, w zależności od zakresu usług w danej kategorii obiektu, wielkości pokoi i stanu, w jakim zostawiają je goście. Jeśli hotel ma własną pralnię, służba pięter oddaje do niej bieliznę pościelową. Aby szybko i sprawnie rozmieścić gości w pokojach, służba pięter i recepcja muszą się nawzajem informować o zmianach statusu pokoi. Od koordynacji działań i współpracy między nimi zależy poziom zadowolenia gości i ocena obsługi.

Personel pracujący w uniformach

W skład departamentu obsługi gości wchodzi także personel pracujący w uniformach, do którego zalicza się parkingowych, odźwiernych, portierów, kierowców limuzyn i boyów hotelowych. Wymienieni pracownicy mają bardzo częste bezpośrednie kontakty z gośćmi; witają ich w drzwiach, prowadzą do recepcji i pomagają zanieść bagaże do pokoju. W dniu zakończenia pobytu prowadzą gości do sekcji kasowej, odprowadzają do drzwi i zanoszą bagaż do samochodu. Taka obsługa jest od dawna standardem w europejskich hotelach, natomiast do hoteli amerykańskich została wprowadzona stosunkowo niedawno. Podstawowym zadaniem pracowników w uniformach jest występowanie w roli łącznika między gościem a otoczeniem. Można powiedzieć, że wspomagają oni dział recepcji, zwłaszcza wówczas, gdy zapracowani recepcjoniści nie mają czasu zajmować się osobistymi życzeniami gości.

Nocny księgowy

Nocny księgowy sprawdza zgodność dokumentów rachunkowych działu recepcji ze stanem faktycznym i przygotowuje sprawozdanie finansowe na dany dzień. Osoba ta zaczyna pracę na nocnej zmianie obsługi hotelowej. Nocny księgowy musi:

-         zaksięgować opłatę za pokój na rachunku gościa;

-         zrealizować vouchery gości i pobrać opłaty z kart kredytowych;

-         zaksięgować wszystkie transakcje gości, których nie zaksięgowano w ciągu dnia;

-         sprawdzić wszystkie rachunki, operacje księgowe i zestawienia finansowe;

-         nadzorować programy promocji, takie jak kupony, rabaty itd.;

-         sporządzić bilans i sprawozdanie dla kierownictwa hotelu.

Sprawozdanie finansowe powinno zawierać informacje dotyczące przychodów ze sprzedaży pokoi, współczynnika obłożenia hotelu (w %), a ponadto i inne dane statystyczne oraz stan kasy w postaci gotówki, czeków i obciążeń kart kredytowych. Krótko mówiąc, sprawozdanie odzwierciedla wynik finansowy hotelu w danym dniu.

Na podstawie danych działu recepcji dział rachunkowości hotelu opracowuje dzienne sprawozdania z całej działalności i przekazuje je kierownictwu. W wielu hotelach nocny księgowy jest pracownikiem działu finansów.

Cykl obsługi gościa

Transakcje dokonywane przez gości podczas pobytu w hotelu składają się na tzw. cykl obsługi gościa, który można podzielić na cztery fazy:

•      przed przyjazdem;

•      przyjazd;

•      pobyt;

•      wyjazd.

Przed przyjazdem

W tej fazie gość wybiera hotel, w którym chciałby się zatrzymać. Kryteria i czynniki wpływające na wybór mogą być bardzo różne, np. wcześniejszy pobyt w danym hotelu, reklama, rekomendacja znajomych, lokalizacja, łatwość zarezerwowania pokoju, zachęta ze strony osoby przyjmującej rezerwację, cena pokoju i oferta dodatkowych usług. Niemałe znaczenie ma również zachowanie, wiedza i profesjonalizm pracownika działu rezerwacji, które mogą zadecydować o tym, że po krótkiej rozmowie telefonicznej potencjalny gość zdecyduje się na pobyt w danym hotelu. Stosunek do gościa i jego wymagań w trakcie rezerwowania miejsca wpływa na wizerunek hotelu. Jeśli pracownik hotelu zaakceptuje warunki rezerwacji podane przez gościa, to pokój zostanie sprzedany. Sprawny system rezerwacji, polegający na stałym monitorowaniu stanu obłożenia hotelu i przewidywaniu wielkości przychodów, pozwala maksymalnie zwiększyć sprzedaż. Analiza danych dostarczanych przez dział rezerwacji pomoże kierownictwu hotelu określić prawidłowości dotyczące rezerwacji pokoi.

Przyjazd

W tej fazie obsługa gościa polega na zameldowaniu go i przydzieleniu pokoju. Po przekroczeniu progu hotelu gość staje się handlowym partnerem firmy, którą reprezentuje pracownik recepcji. Zadaniem recepcjonisty jest wyjaśnić gościowi zasady i warunki transakcji oraz wysłuchać życzeń i wymagań gościa. Zameldowanie gościa, bez względu na to, czy jest to tylko wstępna rejestracja, czy pełna procedura, jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania recepcji. W trakcie formalności meldunkowych recepcjonista uzyskuje bowiem niezwykle istotne informacje, takie jak sposób płatności, długość pobytu, specjalne życzenia co do rodzaju pokoju oraz informuje gościa o cenie. Recepcja musi zatem wiedzieć, czy służba pięter przygotowała pokój, ponieważ szybko przekazana informacja o liczbie wolnych i posprzątanych pokoi ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia sprzedaży.

Kolejną niezwykle istotną sprawą jest sposób płatności za pobyt. Procedura meldowania gościa odgrywa tutaj istotną rolę, ponieważ jest okazją do zgromadzenia wszystkich niezbędnych informacji. Pracownik recepcji powinien podjąć odpowiednie kroki, aby zabezpieczyć płatność bez względu na jej formę (gotówka, czek, karta kredytowa, voucher lub inna).

Pobyt

W tej fazie cyklu obsługi reprezentantem hotelu w relacjach z gościem jest nadal dział recepcji, który odgrywa rolę koordynatora świadczonych usług. Pracownik recepcji powinien przekazywać gościowi informacje oraz zapewnić dostarczenie zamówionych przez niego sprzętów, produktów i usług. Najważniejszym celem jest zaspokojenie potrzeb gościa w taki sposób, aby w przyszłości zatrzymywał się w danym hotelu. Inną ważną sprawą w fazie pobytu jest zapewnienie gościowi bezpieczeństwa. Należy podkreślić, że właśnie w tej fazie gość dokonuje wielu transakcji, które zwiększają przychód hotelu. Większość z nich jest księgowana według stosownych procedur działu recepcji. Największą kwotowo pozycją na rachunku gościa jest zwykle opłata za pokój. Jeśli w fazie przyjazdu gość przedstawił wiarygodne dowody wypłacalności, można dopisywać wydatki gościa do rachunku bez pobierania należności. W wielu hotelach gości obowiązuje określony limit kredytu, w związku z czym pracownik recepcji powinien na bieżąco sprawdzać stany kont. Procedura nocnego audytu służy m.in. weryfikacji dokładności działu recepcji w prowadzeniu stosownej dokumentacji. Chociaż komputerowe programy rachunkowe pozwalają na sprawdzenie dokumentów rachunkowych w ciągu dnia, w większości hoteli tradycyjnie robi się to w nocy. Bez względu na to, jak i kiedy oblicza się należności gości, obciążanie rachunków opłatą za pokój jest rutynową czynnością działu recepcji.

Wyjazd

Wyjazd jest ostatnią fazą cyklu obsługi gościa. W tej fazie wykonuje się ostatnie czynności obsługi oraz dokonuje rozliczenia gościa. Przedostatnią usługą, jaką świadczy hotel, jest wymeldowanie gościa i założenie lub uzupełnienie karty klienta, zawierającej informacje o gościu, jego pobytach w hotelu itd., ostatnią zaś – wystawienie rachunku i przyjęcie zapłaty za pobyt. Po wymeldowaniu gościa pracownik recepcji powinien uaktualnić status pokoju i powiadomić służbę pięter o zmianie. Procedurę wymeldowania należy wykorzystać do ustalenia, czy gość był zadowolony z obsługi, a także zaproszenia go do ponownego przyjazdu.

Im więcej informacji o gościach zgromadzi hotel, tym lepiej będzie mógł przewidywać i zaspokajać ich potrzeby, i tym skuteczniejsza będzie strategia marketingu w odniesieniu do wielkości przychodów oraz ogólnej rentowności. Przy sporządzaniu kart klientów hotele często posługują się starymi kartami meldunkowymi. Odpowiednia baza danych pozwala lepiej zrozumieć potrzeby klientów i jest podstawą do opracowania strategii marketingu.

Nowe technologie na potrzeby recepcji

Technologie komputerowe ogromnie usprawniły pracę działu recepcji. W zależności od generacji sprzętu i programów używanych do prowadzenia dokumentacji można wyróżnić trzy fazy rozwoju operacji tego działu:

-         manualną – wszystkie czynności są wykonywane ręcznie;

-         ...