Wzór nr 15
Przykładowy tekst sprawozdania z kontroli inwentaryzacji
(spisu z natury)
Sprawozdanie z kontroli spisu z natury przeprowadzonej z polecenia
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . w dniu . . . . . . . . . . . . . w polu spisowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia:
1. Ocena przygotowania dokumentacji, ewidencji oraz składowisk do inwentaryzacji.
2. Zabezpieczenie ewidencji prowadzonej w rejonie spisowym.
3. Poprawność ustalenia ilości inwentaryzowanych składników i ujmowania ich do arkuszy
spisowych.
4. Poprawność oceny wartości i przydatności artykułów zbędnych, nadmiernych i
niepełnowartościowych oraz ujmowania ich do odrębnych arkuszy spisowych.
5. Fakt ujmowania w odrębnych arkuszach składników obcych.
6. Poprawność zamykania i ewentualnie plombowania pomieszczeń na czas przerw w spisie.
7. Poprawność zabezpieczenia składników i pomieszczeń przed uszkodzeniem, zniszczeniem,
rabunkiem, włamaniem, zepsuciem oraz innymi wypadkami losowymi.
8. Poprawność wyceny arkuszy spisowych, ustalenia różnic inwentaryzacyjnych ich weryfikacji i
rozliczenia inwentaryzacji (tego kontrolera wyznaczył osobiście kierownik jednostki).
Stwierdzenia dokonane w rezultacie kontroli: 1. Ewidencja prowadzona w rejonie spisowym została uzgodniona z księgowością, co ustalono na
podstawie okazanego protokołu uzgodnień. Mimo ogólnego porządku w magazynie,
spryzmowania artykułów masowych, zgromadzenia tych samych artykułów w jednym miejscu,
zdarzyło się kilka przypadków złożenia danego towaru w kilku miejscach, a ponadto nie wszystkie
artykuły opatrzono wywieszkami identyfikacyjnymi, co spowodowało podanie niewłaściwych
nazw w kilku pozycjach spisu, a także kilka błędnych symboli.
2. Kartotekę magazynową zamknięto w metalowej kasetce, od której klucz zdeponowano w kasie
głównej jednostki. Osoby odpowiedzialne materialnie złożyły stosowne oświadczenia wstępne i
końcowe.
3. Ilość inwentaryzowanych składników ustalają wspólnie przewodniczący zespołu spisowego i
kierownik magazynu. Po ustaleniu ilości niezwłocznie podaje się ją do wpisania przez członka
zespołu do arkusza spisowego.
W czasie kontroli sprawdzono 15 pozycji dobranych wyrywkowo artykułów. Na jednej z nich (poz.
121 w arkuszu spisowym nr 5) stwierdzono rozbieżności ilości w stosunku do ustaleń spisowych. Jedno
z opakowań zostało naruszone, czego nie zauważyli spisujący, a wewnątrz było 19, a nie 20 sztuk
składnika. W wyniku tego w pozycji 121 ilość z 200 poprawiono na 199 sztuk, a członkowie zespołu
spisowego oświadczyli, że od tego momentu będą bardziej uważni. Artykuły masowe, przestrzenne,
sypkie, zwałowe i ciężkie zostały zinwentaryzowane poprawnie za pomocą dokonanych szacunków i
przybliżonych obmiarów, przy udziale inżyniera z działu technicznego.
4. Na odrębnym arkuszu spisano artykułu zbędne, nadmierne i niepełnowartościowe. Zespół
spisowy z udziałem technologa wnikliwie ocenił wady i usterki materiałów niepełnowartościowych
oraz zaproponował trafny stopień ich deprecjacji. Uszkodzenia tych artykułów uznano za
niezawinione. Postanowiono zwrócić uwagę szefowi produkcji i zaopatrzenia na niefrasobliwe
decyzje dotyczące sporządzania surowców w niepotrzebnie dużych ilościach i z dużym
wyprzedzeniem, co mści się koniecznością deprecjacji, zamrażaniem środków finansowych
pochodzących z kredytów oraz blokowaniem potrzebnych powierzchni magazynowych.
5. Składniki obce spisane zostały na oddzielnych arkuszach sporządzonych w ilościach
uwzględniających liczbę właścicieli. Kopie arkuszy spisowych zostały przesłane właścicielom wraz
z pismami informującymi o wynikach inwentaryzacji.
6. Magazyny zamykane są na dwa zamki typu Gerda oraz są monitorowane przez firmę
ochroniarską. Założona też jest instalacja alarmowa. W czasie przerw w spisie jeden klucz zabiera
ze sobą zespół spisowy zaś drugi - osoby odpowiedzialne materialnie.
7. Na ogół warunki magazynowania (poza ciasnotą) są dobre. W pomieszczeniach jest sucho i
działa klimatyzacja. Z racji występowania nadmiernych ilości niektórych materiałów, część
artykułów przechowuje się w wilgotnych piwnicach, gdzie szybciej się psują. Dlatego tym
ważniejsze jest zmobilizowanie służb produkcyjnych i zaopatrzeniowych, do dokonywania
zakupów w rozsądnych ilościach.
8. Wyceny arkuszy spisowych, ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
dokonano poprawnie.
Wnioski:
1. Usunąć w przyszłości mankamenty niekonsekwentnego przygotowania do inwentaryzacji
rejonów spisowych. Dotyczy to zwłaszcza zgromadzenia tych samych składników w jednym
miejscu oraz zaopatrzenia wszystkich artykułów w wywieszki identyfikujące.
2. Zagospodarować zapasy zbędne i nadmierne, a także zapasy niepełnowartościowe. Wymusić
na służbach produkcyjnych i zaopatrzeniowych bardziej racjonalną gospodarkę zapasami.
3. Bardziej uważnie ustalać w czasie inwentaryzacji rzeczywiste ilości inwentaryzowanych
składników. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Podpis kontrolera spisowego
Pewien rodzaj alternatywy dla powyższego sprawozdania z kontroli inwentaryzacji może być
następujący protokół kontroli.
satanlars