komunikacja-spoleczna-w-organizacji-ver-20.doc

(279 KB) Pobierz

Uniwersytet Jagielloński

Wydział Zarządzania i Komunikacji Społecznej

INSTYTUT EKONOMII I ZARZĄDZANIA

Studia podyplomowe

Nr indeksu: Ocena:

Wojciech Męciński

Komunikacja społeczna

w organizacji

Opiekun pracy dyplomowej:

Prof. dr hab. Zbigniew Nęcki

Opracowano zgodnie z Ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994r. (Dz. U. 1994 nr 24 poz 83) wraz z nowelizacją z dnia 25 lipca 2003 r. (Dz. U. 2003 nr 166 poz. 1610) oraz z dnia 1 kwietnia

2004 r. (Dz. U. 2004 nr 91 poz. 869)

Kraków 2007

SPIS TREŚCI

Wstęp ............................................................................................................. 3

ROZDZIAŁ I. PROCES KOMUNIKOWANIA SIĘ……………………....... 4

1. Czym jest komunikacja?........................................................... 4

2. Etapy komunikacji oraz jej element…...................................... 8

3. System komunikowania organizacyjnego……........................ 13

4. Modele komunikacji w strukturach organizacyjnych............... 16

ROZDZIAŁ II. KOMUNIKACJA WERBALNA NIEWERBALNA……..... 22

1. Mówienie................................................................................ 22

2. Komunikacja pisemna............................................................ 24

3. Formy komunikacji niewerbalnej........................................... 26

ROZDZIAŁ III. BARIERY KOMUNIKACYJNE............................................ 31

1. Bariery wewnętrzne……………………………………...... 31

2. Bariery zewnętrzne............................................................... 33

3. Przezwyciężanie barier......................................................... 34

ROZDZIAŁ IV. KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI NA PRZYKŁADZIE ELECTRABEL POŁANIEC S.A........................................ 37

1. Rys historyczny organizacji................................................. 37

2. Przyjęty model struktury organizacyjnej............................. 38

3. Formy komunikacji wykorzystywane przez członków

organizacji…….…….…………………………………….... 39

Zakończenie .................................................................................................. 44

Bibliografia ................................................................................................... 45

WSTĘP

W czasach, gdy w środowisku pracy spędzamy często 2/3 naszego świadomego dnia, coraz ważniejsze jest to by tam właśnie sprawnie funkcjonować. Nie da się tego czynić bez udziału podstawowej formy interakcji międzyludzkiej, jaką jest komunikacja.

Celem niniejszego opracowania jest zaprezentowanie, w miarę jak najszerszym ujęciu, kwestii związanych z możliwościami komunikowania się w jakże specyficznej społeczności jaką jest organizacja, korporacja. Poddałem analizie elementy procesu komunikacji oraz posłużyłem się przykładem Electrabel Połaniec, by wskazać rozwiązania przyjęte w praktyce.

Na niniejszą pracę składają się cztery rozdziały. W rozdziale pierwszym, zatytułowanym „Proces komunikowania się” stanowiącym wprowadzenie do rozważań nad komunikacją w organizacji przedstawiłem zagadnienia ogólne dotyczące genezy pojęcia, jego rozumienia w strukturach społeczności korporacyjnej.

Rozdział drugi zatytułowany „Komunikacja werbalna, niewerbalna” poświęcony jest w całości sposobom komunikowania się oraz narzędziom wykorzystywanym w tym procesie.

W rozdziale trzecim pod tytułem „Bariery komunikacyjne” dokonuję analizy problemów, które napotykamy komunikując się z innymi ludźmi. Prezentuję również możliwości ich rozwiązywania, a także zapobiegania.

Rozdział czwarty zatytułowany „Komunikacja w organizacji na przykładzie Electrabel Połaniec S.A.” zawiera prezentację systemu komunikowania się w jednej z organizacji. Pokazane są tam również formy oraz rozwiązania stanowiące część kutury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Rozdział I. Proces komunikowania.

1. Czym jest komunikacja?

By lepiej zrozumieć pojęcie komunikowania warto najpierw zastanowić się nad genezą pochodzenia samego słowa, które używamy dla oznaczenia całego, szerokiego zakresu znaczeniowego. Pojęcie „komunikowanie” pochodzi od łacińskiego czasownika communico, communicare (uczynić wspólnym, połączyć, udzielić komuś wiadomości, naradzać się) oraz rzeczownika communio (wspólność, poczucie łączności). Sam termin communication, początkowo w brzmieniu łacińskim, a następnie wchłonięty przez języki nowożytne, pojawił się w XIV wieku i oznaczał „wejście we wspólnotę, utrzymywanie z kimś stosunków”. Do wieku XVI pojęcie to funkcjonowało w znaczeniu „komunia, uczestnictwo, dzielenie się”. Dopiero w XVI wieku nadano mu drugie znaczenie „transmisja, przekaz”, co wiązało się z rozwojem poczty i dróg. To właśnie rozumienie nabrało szczególnej wagi w XIX i XX wieku ze względu na pojawienie się i dynamiczny rozwój środków komunikowania służących do:

- przemieszczania ludzi i przedmiotów w przestrzeni, jak pociąg, a następnie samochód i samolot;

- przekazu informacji na odległość, jak telegraf, telefon, radio, telewizja i nowe media

Ten podwójny sens słowa „komunikowanie” zachował się do chwili obecnej. Dla jednych oznacza sposób porozumiewania się, innym kojarzy się z transportem. W języku polskim stosowane są dwa pojęcia „komunikacja”, któremu przypisuje się oba znaczenia i „komunikowanie”, które wiąże się z porozumiewaniem międzyludzkim.[1]

Teraz, gdy już wiemy jak kształtowało się pojęcie „komunikowania” na przestrzeni wieków zastanówmy się co oznaczać może to pojęcie i jak było ono rozumiane przez osoby badające tę tematykę.

W nauce o komunikowaniu się powstała olbrzymia liczba definicji pojęcia komunikowanie. Już R. Merton w latach pięćdziesiątych naliczył ich około stu sześćdziesięciu, a do dziś powstało ich kilkakrotnie więcej. Autorzy zwracają uwagę na różne aspekty i cechy zjawiska lub jego elementy, przypisując im odmienne znaczenie.

Charles Cooley, jeden z prekursorów tego obszaru badań, określił komunikowanie jako swego rodzaju mechanizm, dzięki któremu stosunki międzyludzkie istnieją i rozwijają się, a wytworzone przez umysł ludzki symbole są przekazywane w przestrzeni i zachowywane w czasie.[2] To właśnie on jako pierwszy wprowadził do literatury naukowej pojęcie „komunikowania się” i dostrzegł, że obejmuje ono także wyraz twarzy, postawę, gest, tonację głosu, słowo, pismo, druk, etc.

Opierając się jednak na różnorodnych definicjach, które powstały na przestrzeni lat, można stworzyć uniwersalną definicję:

Komunikowanie jest procesem porozumiewania się jednostek, grup lub instytucji. Jego celem jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami, ideami. Proces ten odbywa się na różnych poziomach, przy użyciu zróżnicowanych środków i wywołuje określone skutki.[3]

By lepiej zrozumieć pojęcie jakim jest proces komunikowania przytoczmy kilka cech go charakteryzujących:

- Komunikowanie jest specyficznym procesem społecznym, ponieważ odnosi się przynajmniej do dwóch jednostek i przebiega zawsze w środowisku społecznym.

- Zachodzi ono w określonym kontekście społecznym, determinowanym przez liczbę i charakter uczestników procesu. Może to być kontekst interpersonalny, grupowy, organizacyjny, publiczny, masowy lub międzykulturowy.

- Jest to proces kreatywny, polegający na budowaniu nowych pojęć i przyswajaniu wiedzy o otaczającym świecie.

- Komunikowanie ma charakter dynamiczny, bo polega na przyjmowaniu, rozumieniu i interpretowaniu informacji.

- Komunikowanie jest procesem symbolicznym, bo posługuje się symbolami, znakami. Aby mogło dojść do wspólnego porozumienia się uczestników niezbędna jest wspólnota semiotyczna, czyli operowanie tymi samymi znakami i symbolami.

- Jest to proces interakcyjny, tzn. że między jego uczestnikami wytwarzają się lub też już obowiązują określone stosunki, które mogą mieć charakter partnerski (komunikowanie symetryczne) lub opierać się na stosunku dominacji i podporządkowania (komunikowanie niesymetryczne lub komplementarne).

- Komunikowanie jest zasadniczo celowe i świadome, ponieważ działaniem każdego uczestnika procesu kierują określone motywy. (nawet milczenie może być sygnałem).

- Komunikowanie jest procesem złożonym, czyli wieloelementowym i wielofazowym, może mieć charakter dwustronny lub jednostronny, werbalny lub niewerbalny, bezpośredni, medialny lub pośredni.

Mało

przypadków

Komunikowanie

masowe

Komunikowanie organizacyjne

Komunikowanie międzygrupowe

Komunikowanie grupowe

Dużo

przypadków

Komunikowanie interpersonalne

Komunikowanie intrapersonalne

Rys. 1. Poziomy komunikowania w społeczeństwie wg D. McQuaila.

Komunikowanie społeczne odbywa się na wielu poziomach (rys. 1 [4]). Kształtowanie się ich związane jest nieodłącznie z historią rozwoju człowieka.

Prapoczątki życia społecznego, kiedy ludzie pierwotni podjęli pierwsze próby łączenia się w grupy, zainaugurowały rozwój procesów porozumiewania się. Początkowo, do czasu powstania mowy, jednostki komunikowały się za pomocą sygnałów niewerbalnych. Dopiero mowa pozwoliła wejść na wyższy poziom rozwoju cywilizacyjnego i komunikacyjnego. Komunikowanie werbalne wzbogaciło prymitywne formy porozumiewania się. Pozwoliło na pełny rozkwit najniższego poziomu komunikowania społecznego, jakim jest komunikowanie interpersonalne. Życie jednostki w grupie, np. w rodzinie, plemieniu dały podstawy do wykreowania następnego poziomu – komunikowania wewnątrzgrupowego. Na tych poziomach zaczęły wykształcać się formy i wzory ludzkich interakcji, pojawił się problem powiązań, kontroli i hierarchii, zaczęły obowiązywać normy, zarysowany zostały granice oraz zaistniało zjawisko wpływu.

Rozwój społeczny umożliwił wejście na jeszcze wyższy poziom procesów komunikacyjnych. Powstanie pierwszych struktur społecznych, mniej lub bardziej sformalizowanych oraz początek interakcji między oddzielnymi grupami ludzi stanowiły podłoże do wyłonienia się komunikowania międzygrupowego. Procesy porozumiewania się ludzi odnoszę się w tym przypadku do dużych liczebnie grup, w których nie wszyscy członkowie mają osobiste, bezpośrednie styczności. Najczęściej są to wspólnoty lokalne, stowarzyszenia, zrzeszenia czy związki o bardzo różnym charakterze, np. społeczne, wyznaniowe, ekonomiczne. Tu również pojawia się kwestia struktury, problem kontroli i skuteczności transmisji informacji.

Powstanie władzy politycznej i jej formalnych struktur, a także pierwszych organizacji ekonomicznych, w których obowiązywał podział pracy i wymiana, stworzyły warunki do wejścia procesów komunikowania na wyższy poziom określany jako komunikowanie organizacyjne lub instytucjonalne. Procesy komunikowania na tym poziomie są sformalizowane, władza i kontrola jasno zdefiniowane, role nadawcy i odbiorcy jednoznacznie określone, w przeciwieństwie do niższych poziomów komunikowania, gdzie występowała tam pewna dowolność. W komunikowaniu organizacyjnym zagadnienia interakcji, kooperacji, formowania norm i standardów stają się pierwszoplanowe.

Najwyższym poziomem komunikowania w społeczeństwie jest komunikowanie masowe. Jest ono jednocześnie najmłodszym sposobem komunikowania się ludzi. Powstało w chwili narodzin pierwszego środka masowego komunikowania, jakim była drukowana książka w połowie XV wieku i następnie prasa, której początki przypadają na wiek XVII. Obszar ten został wzbogacony kolejno przez kino, radio i telewizję, a także o nowe media. Jest to najszerszy proces komunikowania, jaki występuje w społeczeństwie. W transmisji i wymianie informacji uczestnicy bowiem największa pod względem liczebności rzesza ludzi. Spośród wszystkich innych szerokich procesów społecznych, komunikowanie masowe zabiera ludziom także najwięcej czasu.[5]

2. Elementy procesu komunikowania się.

Jak już wcześniej wspomniałem jedną z cech komunikowania się jest jego złożoność. Proces komunikowania się obejmuje kilka etapów. Jako pierwszy można wskazać pojawienie się pewnej idei w głowie nadawcy. Następnie idea ta zostaje przez nadawcę zakodowana w formę przekazu (werbalną, niewerbalną, czy np. pisemną) i powstaje wiadomość. Taka też wiadomość zostaje przekazana lub udostępniona do odbioru odbiorcy procesu komunikowania. Przyjmując wiadomość odbiorca w odpowiedni dla siebie sposób rozkodowywuje ją i nadaje jej, sobie znane znaczenie. Przyjęcie takiej wiadomości powoduje u odbiorcy wysłanie informacji zwrotnej do nadawcy.